HR Shared Service-Technologieanforderungen

Unternehmen können manchmal Geld für ihre Personalabteilung sparen, indem sie alle HR-Services an einem einzigen HR-Shared-Services-Standort zentralisieren. Um ein HR-Shared-Services-Modell zu implementieren, müssen Unternehmen in der Regel eine neue Technologie einsetzen, aber Menge und Art der neuen Ausrüstung hängen von der Komplexität der HR-Services ab.

HR Shared Services

In vielen kleinen Unternehmen kann eine Person alle HR-Anforderungen für die Organisation erfüllen. Der Bedarf an HR Shared Services entsteht, wenn das Unternehmen an mehreren Standorten über Personal verfügt. Beispielsweise kann eine örtliche Bank HR-Mitarbeiter an fünf verschiedenen Standorten in ihrem Geschäftsbereich haben. Diese Regelung ist zwar für Mitarbeiter geeignet, die eine Frage an die Personalabteilung stellen müssen, die Bank kann jedoch durch die Zentralisierung ihrer Personaldienstleistungen Geld sparen.

HR-Websites

HR Shared Services sind in der Regel organisiert, so dass die Mitarbeiter selbst auf einfache Fragen Antworten finden können. Mitarbeiter einer der fünf lokalen Zweigstellen der Bank können sich zum Beispiel bei einer passwortgeschützten Website anmelden, um eine FAQ-Datei abzurufen oder ihre eigenen persönlichen Informationen zu prüfen. Dieser Ansatz erfordert, dass ein Personalsoftware-System für Unternehmen Personalinformationen in einer Datenbank und einer Website speichert, die auf die Datenbank zugreifen kann. Die Website sollte außerdem über Live-Klick-Links verfügen, damit Benutzer über die Website mit HR-Mitarbeitern chatten können.

Telefonsysteme

Ein interaktives Telefon-Sprachsystem mit aufgezeichneten Antworten auf häufig gestellte Fragen kann ein effektiver Selbstbedienungsansatz sein. Ein Telefonsystem kann auch so programmiert werden, dass Mitarbeiteranrufe für allgemeine Anfragen an den Verwaltungsdienst weitergeleitet werden, sachkundige Sachverständige für komplizierte Fragen zu bestimmten Themen wie gesundheitliche Vorteile oder Gehaltsabrechnungen sowie Sachverständige für Fragen zur Unternehmenspolitik. Das Telefonsystem sollte auch in die HR-Software des Unternehmens integriert sein, um auf die Datensätze der Mitarbeiter zugreifen zu können.

Telefonie-Integration und Case Management

Die Software für die Integration von Computer-Telefonie ermöglicht es den Mitarbeitern der Personalabteilung, sofort auf die Datensätze der Mitarbeiter zuzugreifen und die Fragen der Mitarbeiter zu beantworten. Das System sollte auch Bilder wichtiger Dokumente senden, empfangen und speichern können. Schließlich sollte das System Details zu jedem Anruf nachverfolgen, z. B. wie lange es dauerte, um das Problem des Mitarbeiters zu lösen, und ob der Mitarbeiter mehrmals anrufen oder mit mehreren Personen sprechen musste, um das Problem zu lösen. Diese Informationen ermöglichen es der Personalabteilung, die Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern.