Die Bedeutung eines HR Service Centers
Die Personalabteilung ist einer der komplexesten und verwirrendsten Bereiche des Geschäftsbetriebs für Führungskräfte und Mitarbeiter. Wege zu finden, um Prozesse zu vereinfachen und Informationen schnell und einfach mit Mitarbeitern und Managern auszutauschen, ist für den Geschäftserfolg, die Mitarbeiterbeziehungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich. Viele Unternehmen nutzen HR-Servicecenter, auch Mitarbeiter-Service oder HR-Callcenter genannt, um Mitarbeiter zu informieren und zu unterstützen.
Service Center-Modell
Große Unternehmen kombinieren oft ein HR-Servicecenter mit einem Self-Service-Intranet-Portal für Mitarbeiter oder einem interaktiven Sprachtelefondienst. Ein grundlegendes Servicemodell umfasst jedoch Personalfachleute, die Kontaktverwaltungssoftware, ein Telefonsystem und Computerzugriff auf Mitarbeiterinformationen und -richtlinien verwenden. Das Zentrum hilft den Mitarbeitern, ihre Vorteile, Bezahlung und andere HR-Probleme zu verstehen, erhöht die Produktivität und senkt die Kosten. Darüber hinaus ermöglicht das Kontaktverwaltungssystem Mitarbeitern der Personalabteilung, Anrufe und Probleme der Mitarbeiter zu verfolgen und zu dokumentieren, um die Anforderungen an die Dokumentation zu erfüllen.
Mitarbeiterunterstützung
Ein Service-Center bietet Mitarbeitern und Führungskräften Personalunterstützung an, wenn sie diese benötigen, manchmal 24 Stunden am Tag. Wenn eine Person Fragen zu ihren Leistungen, zur Bezahlung, zu einem Jobtransfer oder zu anderen Problemen hat, muss sie keinen Termin vereinbaren, um mit einem Personalvertreter zu sprechen oder eine E-Mail zu senden und auf eine Antwort zu warten. Er nimmt nur das Telefon und ruft das Service-Center an. Mit einem dreistufigen Servicemodell, bestehend aus Generalisten, Spezialisten und Personalmanagern, kann ein Zentrum eine Reihe von Problemen lösen. Generalisten sind Personalfachleute mit Kenntnissen und Erfahrungen in verschiedenen Bereichen, während sich die Spezialisten auf einen Bereich konzentrieren, wie z. B. Lohnbuchhaltung oder Renten. Die Personalleiter kümmern sich um komplexe und sensible Mitarbeiterfragen. Das Center bietet One-Stop-Shopping, indem es Mitarbeitern mit einem einzigen Telefonanruf bei mehreren Problemen hilft. Servicecenter reduzieren die Frustration der Mitarbeiter und verbessern die Produktivität, da die Mitarbeiter keine Zeit damit verbringen, mehrere Anrufe zu tätigen oder zu Besprechungen zu reisen, um Probleme zu lösen oder Informationen zu erhalten.
Unterstützen Sie HR-Aktivitäten
In Unternehmen ohne Servicecenter verbringen HR-Experten viel Zeit damit, routinemäßige administrative Fragen zu beantworten. Wenn qualifizierte Kundendienstmitarbeiter diese Routinefragen beantworten, konzentrieren sich andere Personalfachleute auf strategische und außergewöhnliche Fragen. Mithilfe einer Kontaktverwaltungssoftware kann die Personalabteilung nachverfolgen, wie oft bestimmte Fragen gestellt werden, und anhand der Daten Möglichkeiten für die Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter erkennen. Wenn ein Unternehmen über mehrere Arbeitsstandorte verfügt, ermöglicht das Servicecenter der Personalabteilung eine einfache Kommunikation mit allen Standorten. Dies reduziert die Kosten, da Servicemitarbeiter schnell und ohne Rückruf auf bestimmte Mitarbeiterinformationen zugreifen können.
Optionen für kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen haben die Möglichkeit, einen Vertrag mit einem Drittanbieter abzuschließen oder ein eigenes Zentrum zu entwickeln. Bei einem Lieferanten zahlt ein Unternehmen eine monatliche Gebühr, die sich nach der Anzahl der angebotenen Mitarbeiter und Dienstleistungen richtet. Das Unternehmen muss dem Lieferanten Zugang zu seinem Personalinformationssystem, seinen Richtlinien und Verfahren gewähren, damit die Mitarbeiter mitarbeiterspezifische Fragen beantworten können. Mit einem internen Servicecenter bleiben alle Mitarbeiterinformationen intern gespeichert, und das Unternehmen stellt die Mitarbeiter, die Technologie und andere Ressourcen bereit, die für die Verwaltung des Zentrums erforderlich sind. In einigen Unternehmen weist die Personalabteilung dem Servicecenter Generalisten zu, um die Anrufe der Mitarbeiter abzuwickeln, während sich die Spezialisten mit komplexen Aufgaben in Verbindung mit ihren Spezialgebieten befassen. Sie stehen zusammen mit Personalverantwortlichen zur Verfügung, um Generalisten bei Bedarf zu unterstützen.