Die Bedeutung von Informationsspeicherungs- und -abrufsystemen in einer Organisation

Informationen sind eine wichtige Geschäftsressource und müssen wie jede andere kritische Ressource ordnungsgemäß verwaltet werden. Die sich ständig weiterentwickelnde Technologie verändert jedoch die Art und Weise, in der auch sehr kleine Unternehmen wichtige Geschäftsinformationen verwalten. Ein Informations- oder Datensatzverwaltungssystem - meistens elektronisch -, das zum Erfassen, Verarbeiten, Speichern und Abrufen von Informationen entwickelt wurde, ist der Klebstoff, der ein Unternehmen zusammenhält.

Spitze

  • Ein Informations- oder Datensatzverwaltungssystem - meistens elektronisch -, das zum Erfassen, Verarbeiten, Speichern und Abrufen von Informationen entwickelt wurde, ist der Klebstoff, der ein Unternehmen zusammenhält.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Im Gegensatz zu einem öffentlichen Unternehmen unterliegt ein in Privatbesitz befindliches Unternehmen nicht den meisten Compliance-Anforderungen des Bundes und der Länder. Trotzdem entscheiden sich viele für freiwillige Verpflichtungen, um Transparenz zu schaffen und das Image der Unternehmen in der Öffentlichkeit zu verbessern. Kleinunternehmer müssen außerdem Steuerinformationen speichern und pflegen, damit die Informationen im Falle einer Prüfung leicht zugänglich sind. Ein gut organisiertes System zum Speichern und Abrufen von Informationen, das die Compliance-Vorschriften und die Richtlinien für die Aufbewahrung von Steuerunterlagen einhält, erhöht das Vertrauen des Geschäftseigentümers, den das Unternehmen voll einhält.

Effizienz und Produktivität

Jedes Mal, wenn ein Unternehmer oder Angestellte nach Stapeln loser Dateien sucht oder nach fehlenden oder falsch gespeicherten Datensätzen sucht, ist dies ineffizient, unproduktiv und kann für kleine Unternehmen kostspielig sein. Ein gutes Speicher- und Abrufsystem für Informationen, einschließlich eines effektiven Indexierungssystems, verringert nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen falsch abgelegt werden, sondern beschleunigt auch das Speichern und Abrufen von Informationen. Der daraus resultierende zeitsparende Vorteil erhöht die Effizienz und Produktivität Ihres Büros und verringert gleichzeitig Stress und Angst.

Arbeitsumfeld verbessern

Für jeden, der durch einen Bürobereich geht, kann es entmutigend sein, wichtige Geschäftsdokumente und andere Informationen auf Aktenschränken oder in Kisten neben Büroarbeitsplätzen zu sehen. Dies führt nicht nur zu einem stressigen und schlechten Arbeitsumfeld. Wenn Kunden dies sehen, kann dies dazu führen, dass sie das Unternehmen negativ wahrnehmen. Vergleichen Sie dies mit einem Bürobereich, in dem Aktenschränke, Gänge und Arbeitsplätze klar und übersichtlich angeordnet sind, um zu sehen, wie wichtig es für ein kleines Unternehmen ist, ein gut organisiertes Informationsspeicher- und -abrufsystem zu haben.

Elektronisches vs. manuelles System

Obwohl ein sehr kleines Unternehmen sich dafür entscheiden kann, ein manuelles System einzurichten, liegt die Bedeutung elektronischer Informationsspeicher- und -abrufsysteme in der Tatsache, dass elektronische Systeme den Speicherplatzbedarf reduzieren und die Ausrüstungs- und Arbeitskosten senken. Im Gegensatz dazu erfordert ein manuelles System Budgetzuteilungen für Speicherplatz, Ablageausrüstung und Verwaltungskosten, um ein organisiertes Ablagesystem aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus kann es wesentlich einfacher sein, interne Kontrollen bereitzustellen und zu überwachen, um Betrug, Verschwendung und Missbrauch abzuwehren sowie sicherzustellen, dass das Unternehmen die Datenschutzanforderungen mit einem elektronischen System erfüllt.

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