Die Bedeutung der Organisationsstruktur für ein Unternehmen
Die Organisationsstruktur, die oft als Organisationsdiagramm bezeichnet wird, wenn sie zu Papier gebracht wird, ist ein wichtiges Instrument für das Top-Management, das bei der Planung des für eine effiziente und kostengünstige Führung des Unternehmens erforderlichen Personals verwendet werden muss. Durch die Erstellung des Diagramms wird sichergestellt, dass keine notwendigen Positionen übersehen werden und es keine Abteilungen gibt, in denen überschüssiges Personal vorhanden ist.
Berichtsbeziehungen definieren
Die Organisationsstruktur zeigt jedem Mitarbeiter, an den sie berichtet, für welche Funktionsbereiche sie verantwortlich ist und wer ihr Bericht erstattet. Diese klaren Autoritätslinien verhindern solche Verwirrung, da zwei Vorgesetzte einem Mitarbeiter widersprüchliche Anweisungen geben. Einige Unternehmen verfügen über eine komplexere Struktur, die indirekte Berichtsbeziehungen umfasst, die häufig als gepunktete Linienbeziehungen bezeichnet werden. Dies gilt für Situationen, in denen ein Mitarbeiter häufig mit einem Vorgesetzten in einer anderen Abteilung in Kontakt kommt und dieser Vorgesetzte berechtigt ist, ein spezielles Projekt von diesem Mitarbeiter anzufordern, beispielsweise die Erstellung eines Finanzberichts.
Optimierung des Managements
Die Organisationsstruktur ändert sich mit der Zeit, wenn das Unternehmen expandiert. In der Regel werden weitere Ebenen hinzugefügt. In einem Start-up-Unternehmen mit fünf Teammitgliedern kann jeder aus praktischer Sicht dem Geschäftsinhaber Bericht erstatten. Wenn die Anzahl der Mitarbeiter erheblich zunimmt, ändert der Geschäftseigentümer die Struktur und legt unter ihm Führungspositionen an, an die die Mitarbeiter berichten. Dies stellt sicher, dass der CEO keine zu große Führungsspanne hat - zu viele Personen, die ihm direkt Bericht erstatten, als er effektiv überwachen kann.
Projektplanung
Unternehmen initiieren häufig Projekte, bei denen mehrere Abteilungen innerhalb der Organisation beteiligt sind. Das Top-Management verwendet das Organigramm, um das größere Projekt in kleinere Aufgaben zu unterteilen und dann die am Projekt beteiligten Personen auszuwählen und für den Abschluss jedes Projektschritts verantwortlich zu sein. Das Organisationsstrukturdiagramm zeigt die gesamte Palette der im gesamten Unternehmen verfügbaren Personalressourcen.
Erleichterung der Reorganisation
Unternehmen, die in schwierigen finanziellen Zeiten stehen, müssen möglicherweise Personal verkleinern oder Personal abbauen, um Personalkosten zu sparen. Das Top-Management muss mit der schwierigen Frage kämpfen, welche Positionen beseitigt werden sollen. Die Herausforderung besteht darin, notwendige Kürzungen vorzunehmen, während alle wichtigen Funktionsbereiche des Unternehmens über ausreichend Personal verfügen, um wichtige Fristen einzuhalten. Durch das Studieren des Organisationsstrukturdiagramms kann das Management erkennen, in welchen Bereichen diese Einschnitte vorgenommen werden können. Eine Reorganisation kann auch einfach durchgeführt werden, um die betriebliche Effizienz zu verbessern, und nicht als Reaktion auf finanzielle Schwierigkeiten. Ein Beispiel wäre die Trennung der Finanzplanungsabteilung von der Buchhaltungsabteilung, da der Inhaber des Unternehmens möchte, dass der Leiter der Planungsabteilung direkt an ihn und nicht an den Buchhaltungsmanager berichtet.
Begründung des Personalbedarfs
Während des jährlichen Budgetierungsprozesses stellen Abteilungsleiter Anträge auf zusätzliche Personalbesetzung. Die auf dem Organigramm dargestellte bildliche Ansicht ermöglicht es einem Manager, dem Unternehmer die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Positionen, die ihm gemeldet werden, darzustellen und warum er der Meinung ist, dass mehr Mitarbeiter seiner Abteilung hinzugefügt werden sollten.