Richtlinien für die interne Kontrolle

Starke interne Kontrollen sind die beste Verteidigung, die ein kleines Unternehmen beim Schutz seiner physischen und finanziellen Ressourcen hat. Interne Kontrollrichtlinien, eine Reihe von Erwartungen und Risikomanagementverfahren, sind die Mechanismen, die zur Implementierung und Aufrechterhaltung der Kontrolle verwendet werden. Obwohl die Art des Geschäfts und bestimmte Geschäftsfunktionen letztendlich die Ebene und die Arten von Kontrollen bestimmen, die für das Unternehmen am besten geeignet sind, kann jeder Kleinunternehmer von der Überprüfung der Best-Practice-Richtlinien für die interne Kontrolle profitieren.

Risikodefinition

Interne Kontrollen sollten sich mit spezifischen Risiken innerhalb einer Geschäftsfunktion befassen, z. B. in Bezug auf Bargeldabwicklung, Lohnbuchhaltung oder Anlagenverwaltung. Zum Beispiel sind zwei beim Bargeldhandling übliche Risiken die falsche Erfassung von Bareinnahmen und verlorenes oder gestohlenes Bargeld, während bei der Gehaltsabrechnung übliche Risiken die Schaffung fiktiver Angestellter, Überzahlungen und die Gewährung von Urlaubsreisen oder von Urlaubstagen sind. Die Ermittlung der wichtigsten Geschäftsfunktionen und der damit verbundenen Risiken ist ein erster Schritt zur Einführung geeigneter interner Kontrollen.

Generelle Richtlinien

Die interne Kontrolle wird durch ordnungsgemäße Autorisierung, Aufgabentrennung, Dokumentations- und Aufzeichnungsanforderungen sowie stichprobenartige und regelmäßig geplante interne Audits erreicht. Wenden Sie diese Ziele auf die spezifischen Risiken an, die in jeder Geschäftsfunktion identifiziert werden. Reduzieren Sie beispielsweise das Risiko von verlorenem oder gestohlenem Bargeld, indem Sie die Bargeldannahme- und Barabstimmungspflichten voneinander trennen, indem Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation zusammen mit der Genehmigung eines Vorgesetzten oder Vorgesetzten verlangen, um Barzahlungen zu erstatten und während einer Schicht periodisch Register zu zählen. Mit Abrechnungsfunktionen trennen Sie die Erfassung von Abrechnungsdaten und Prüfverarbeitungsaufgaben. Scannen Sie die Zeitkarteninformationen zusammen mit etwaigen Zeitabfragen in die Aufzeichnungen der einzelnen Mitarbeiter. Vor dem Ausdrucken der Abrechnungsschecks ist eine Verwaltungsberechtigung erforderlich.

Funktionsspezifische Steuerungen

Bestimmte Geschäftsfunktionen erfordern spezielle Kontrollen, die sich auf Risiken beziehen, die nicht in jeder Funktion vorhanden sind. Funktionsspezifische Bargeldkontrollen können beispielsweise die Verwendung von vornumerierten Belegen und Bankeinzahlungsscheinen umfassen. Es kann auch eine Richtlinie in Betracht gezogen werden, die die Häufigkeit der Bankeinlagen angibt, z. B. täglich, wenn eine Einzahlung mehr als 500 US-Dollar beträgt, oder täglich, unabhängig vom Betrag. Forderungen und Verbindlichkeiten können einen monatlichen Alterungsbericht erfordern. Anlagegüter wie Möbel, Computer und Büroausstattung können markiert und der Standort notiert und zu einer Bestandsliste für Anlagegüter hinzugefügt werden.

Interne Auditkontrollen

Zwar besteht für ein kleines Unternehmen möglicherweise keine jährliche Verpflichtung zur externen Prüfung, eine gründliche halbjährliche oder jährliche interne Prüfung ist jedoch eine Best-Practice-Richtlinie. Ein internes Audit erfüllt eine Reihe wichtiger Funktionen. Ein internes Revisionsteam, das sich häufig aus dem Geschäftsinhaber oder Abteilungsleiter und einer neutralen Partei zusammensetzt, kann nicht nur bestimmen, ob und wie gut die Mitarbeiter die internen Kontrollverfahren einhalten, sondern auch Bereiche identifizieren, in denen die Kontrollen durch Änderungen oder durch eine verstärkte Kontrolle verstärkt werden müssen Anzahl der Kontrollen. Die wichtigste Funktion besteht darin, Fälle von Betrug, Verschwendung oder Missbrauch von Geschäftsressourcen aufzudecken.

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