Interne Kontrollverfahren in der Personalabrechnung

Interne Kontrollverfahren, Praktiken und Richtlinien, die ein Unternehmen zum Schutz seiner Ressourcen befolgt, sind besonders wichtig, wenn die Lohnbuchhaltung erfasst, vorbereitet und verteilt wird. Durch geeignete Verfahren werden die Vermögenswerte des Unternehmens geschützt, indem das Betrugsrisiko verringert und Fehler beseitigt werden. Laut der Risk Unit der Marquette University ist die unzureichende Aufgabentrennung der häufigste Prüfungsbefund der Universität. Diese unsachgemäße Aufgabentrennung mit Gehaltsabrechnungen führt zu einem erhöhten Verlustrisiko durch Betrug und Fahrlässigkeit.

Aufgabentrennung

Vier Kategorien von Aufgaben, die mit der Personalabrechnung zu tun haben - Einstellung und Beförderung von Personal, Erfassen und Verwalten genauer Arbeitszeitnachweise, Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Lohn- und Gehaltsabgaben - sollten nach Möglichkeit von den zuständigen Abteilungen oder Personen getrennt werden. Durch die Ernennung eines Mitglieds des Managements für die regelmäßige Überprüfung der Gehaltsabrechnungen der Unternehmensbanken kann außerdem sichergestellt werden, dass die Gehaltsabrechnungen korrekt sind und das Betrugsrisiko verringert wird. Die alleinige Führung eines separaten Bankkontos für die Gehaltsabrechnung reduziert das Risiko der Unternehmensaktiva und erleichtert die Prüfung.

Für kleinere Unternehmen, die nicht über ausreichend Personal verfügen, um die Abrechnungsverantwortung zu trennen, sollte der Unternehmer oder ein vertrauenswürdiger Manager den Abrechnungsprozess von Anfang bis Ende überwachen. Wenn dies für jeden Abrechnungszeitraum zu zeitaufwändig ist, sollten regelmäßige, jedoch stichprobenartige und gründliche Inspektionen durchgeführt werden.

Humanressourcen

Die Berechtigung, einen Mitarbeiter durch die Personalabteilung zu zahlen, schützt das Unternehmen vor Betrug, indem die Möglichkeit, dass fiktive oder gekündigte Mitarbeiter weiterhin auf der Gehaltsliste stehen, verringert und eliminiert wird. Die Personal- oder Personalabteilung sollte jederzeit aktualisierte Mitarbeiterdatensätze führen, die den Lohn jedes einzelnen Mitarbeiters und die angebotenen Leistungen widerspiegeln.

Aufnahmezeit gearbeitet

Arbeitszeitnachweise oder Zeitkarten sollten vom Mitarbeiter unterzeichnet werden; dann überprüft, genehmigt und gegebenenfalls von einem Vorgesetzten unterzeichnet. Freistunden oder nicht bezahlte Abwesenheiten sollten auf dem entsprechenden Arbeitszeitblatt ausgewiesen werden. Überstunden vorher genehmigen. Darüber hinaus sollte ein Mitarbeiter keinen Zugang zu seinem Arbeitszeitplan haben, nachdem ein Vorgesetzter den Datensatz für die Personalabrechnung genehmigt und unterschrieben hat.

Abrechnung vorbereiten

Als weiteres Kontrollverfahren sollten die Person oder Personen, die mit der Erstellung der Personalabrechnung beauftragt sind und die die jedem Arbeitnehmer geschuldeten Entschädigungen berechnen, nicht berechtigt sein, Arbeitszeitnachweise zu unterzeichnen oder Gehaltsschecks auszustellen. Bei der Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden FICA oder Sozialversicherung sowie Einkommenssteuern und andere Abzüge wie Versicherungen angegeben. Die endgültigen Dollarbeträge für Löhne und Gehälter sollten dann an die für die Ausstellung von Schecks an die Mitarbeiter und die Gehaltsabrechnung zuständige Abteilung oder Person geschickt werden Steuern.

Bezahlen von Mitarbeitern und Lohnsteuern

Wenn möglich, sollten die internen Kontrollverfahren in der Abrechnung verlangen, dass die Person (en), die zur Entlohnung von Mitarbeitern und zur Lohnsteuer berechtigt sind, keinen unberechtigten Zugriff auf Personalakten, Arbeitszeitnachweise und Vorbereitungsmaterial für die Personalabrechnung haben. In kleinen Unternehmen, in denen dies nicht möglich ist, sollte der Eigentümer oder das obere Management alle Prüfungen genehmigen oder zwei vertrauenswürdige Angestellte mit der Berechtigungskontrolle beauftragen, wobei beide Unterschriften zur Autorisierung erforderlich sind.

Risiken

Bei einem Unternehmen ohne ordnungsgemäße interne Abrechnungsprozedur besteht das Risiko, dass eine Entschädigung an nicht vorhandene oder gekündigte Angestellte ausgegeben wird. Darüber hinaus kann das Unternehmen durch Überzahlungen an unehrliche Mitarbeiter Vermögenswerte verlieren und durch die Wiederaufnahme der Lohnlisten Überkosten verursachen. Wenn Fehler auftreten, kann sich die Personalabrechnung verzögern, was zu verärgerten Mitarbeitern führen kann.