Die internen Kontrollschwächen eines Abrechnungssystems

Heutige computergestützte Abrechnungssysteme machen die Berichterstellungszeit und die Handhabung anderer Abrechnungsfunktionen einfach und automatisch. Sie bieten Dutzende von Abrechnungsberichten für die Prüfung und Dokumentation. Sie bieten Sicherheit durch Hand-, Fingerabdruck- und sogar Augenerkennungssysteme, um falsche Arbeitszeitberichte zu vermeiden. Sie können automatisch eine bezahlte Freistellung und andere Leistungen für Arbeitnehmer auf der Grundlage der geleisteten Arbeitszeit sammeln. Sie sind auch in der Hand unehrlicher Mitarbeiter, die Zugriff auf diese Systeme haben und Administratorrechte besitzen.

Abrechnungszeitdaten eingeben

Personalabrechnungssysteme verwenden individuelle Mitarbeitercodes oder andere Anerkennungsmethoden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre eigene Arbeitszeit melden. Da Codes gemeinsam genutzt werden können, kann ein Mitarbeiter immer noch fälschlicherweise einen anderen für sich eintippen, indem er einfach den Code eines anderen Mitarbeiters verwendet. In den Mitarbeiterhandbüchern sollte das ordnungsgemäße Ein- und Ausschalten sowie die Konsequenzen für die falsche Eingabe von Abrechnungsinformationen klar angegeben werden. Die Humanressourcen sollten klare Verfahren für die Beantragung von Freistunden und Änderungen der Lohnsätze der Arbeitnehmer festlegen. Unterschriften sollten für jede Transaktion erforderlich sein, die den Lohnsatz oder die Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters beeinflusst.

Abteilung für Personalabrechnung

Human Resources ist häufig dafür verantwortlich, neue Mitarbeiter im Abrechnungssystem einzurichten, Abrechnungsdaten zu verarbeiten und Gehaltsschecks zu verteilen. Die Erfassung von Abrechnungsdaten und die Verarbeitung von Gehaltsschecks sollte zwischen Personal und Buchhaltung aufgeteilt werden, um sicherzustellen, dass eine Person oder Abteilung den Abrechnungszyklus nicht ohne Prüfung abschließen kann. Ohne Trennung der Verantwortung könnten unehrliche Angestellte einen falschen Mitarbeiter einrichten, die Arbeitszeit oder Urlaubsstunden aufzeichnen und das Geld durch direkte Einzahlung auf ein persönliches Konto umleiten. Es gibt weniger Möglichkeiten, Geld umzuleiten, wenn eine Abteilung Daten eingibt und die andere die Gehaltsabrechnungsdaten verarbeitet und Gehaltsschecks erhält.

Fehlende Payroll-Vorschau

Vor der Verarbeitung von Gehaltsschecks erstellen die Abrechnungssysteme eine Reihe von Berichten, die auf Genauigkeit überprüft werden können, bevor Live-Schecks gedruckt und direkte Einzahlungen aktiviert werden. Die Abrechnungsvorschau sollte von einem Mitarbeiter oder einer anderen Abteilung als den für die Abrechnung zuständigen Personen erstellt werden. Kündigte Mitarbeiter, die noch Gehaltsschecks, unangemessene Arbeitsstunden oder gebuchte Ferien erhalten, können auf Verarbeitungsfehler oder Datenmanipulation hinweisen. Während legitime Fehler auftreten können, können vorsätzliche Versuche, Gelder umzuleiten, ohne "Zeitüberschreitung" für eine schnelle Prüfung unbemerkt bleiben.

Fehlende systematische interne Prüfungen

Die Buchhaltungs- oder Finanzabteilung sollte einen Mitarbeiter für die Durchführung einer internen Lohnbuchhaltung mindestens vierteljährlich schulen. Die meisten Mitarbeiter, die große Beträge erfolgreich unterschätzen, tun dies im Laufe der Zeit. Durch regelmäßige, öffentlich durchgeführte Überprüfungen der Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsfunktionen könnte ein unehrlicher Mitarbeiter von der Einrichtung eines Systems zur Betrugsbekämpfung seines Arbeitgebers und der Verringerung des finanziellen Verlusts abgehalten werden.

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