Ist es legal, Bilder von Mitarbeitern in ihrer Personalakte zu speichern?

Ein Gesicht mit einem Namen zu versehen ist, wie manche Leute sagen, sie verknüpfen Eigenschaften und Eigenschaften der Menschen, denen sie begegnen. In der Personalabteilung kann es jedoch gefährlich sein, ein Gesicht mit einem Namen zu versehen, weshalb viele Arbeitgeber keine Mitarbeiterfotos in ihren Personalakten aufbewahren. Die Rechtmäßigkeit, die Fotos der Mitarbeiter in den Personalakten aufzubewahren, ist etwas unklar. Allerdings gibt es auch berechtigte Gründe, warum ein Personalfoto den Mitarbeitern des Personals zur Verfügung stehen sollte.

Inhalt der Personalakte

Die Arbeitgeber führen Personalakten, um auf Qualifikationen, Aufgaben und Leistungen der Mitarbeiter zu verweisen. Der Inhalt einer Personalakte enthält unterzeichnete Bestätigungen für Arbeitsplatzrichtlinien und das Mitarbeiterhandbuch. Formulare für Disziplin und Korrekturmaßnahmen; Leistungsbeurteilung; Belobigungen; und informelle Hinweise zum Feedback der Vorgesetzten. Gesundheits- und medizinische Informationen, die durch das Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) geschützt sind, werden in separaten Dateien aufbewahrt, auf die nur der Datenschutzbeauftragte des Arbeitgebers zugreifen kann. Es gibt kein Bundesgesetz, das die Aufbewahrung der Fotos von Mitarbeitern in ihren Personalakten strengstens verbietet. Es gibt jedoch sicherlich Gründe, warum Arbeitgeber Fotos entweder von Personalinformationen oder gar nicht aufbewahren sollten.

I-9 Beschäftigungsfähigkeitsformular

Das Einwanderungsreform- und -kontrollgesetz von 1986 schreibt die Verwendung eines I-9-Formulars vor, um die Eignung eines Arbeitnehmers für US-Arbeitgeber zu überprüfen. Dieses Formular erfordert, dass der Personalausweis, ein Pass, ein Arbeitsvisum, eine Geburtsurkunde oder ein Führerschein als Begleitdokument aufbewahrt werden. Mitarbeiterfotos müssen mit dem I-9-Formular und dem Personalausweis mindestens drei Jahre nach dem Mietdatum aufbewahrt werden, jedoch nicht unbedingt in der Personalakte. Der US-amerikanische Citizenship and Immigration Service, der Standards zur Beschäftigungsfähigkeit durchführt und Arbeitgeberakten zur Bewertung der Einhaltung prüft, empfiehlt Arbeitgebern, I-9-Formulare getrennt von Personalakten in Papierform aufzubewahren, um eine Inspektionsanfrage leichter zu erfüllen.

Mögliche Diskriminierung

Fotos von Bewerbern werden entmutigt, da es möglich ist, dass Personalbeschaffer und Einstellungsmanager Faktoren wie Rasse, Geschlecht und Alter verwenden, um zu bestimmen, wen sie interviewen oder einstellen möchten. Dies ist ein Grund, warum die Antworten des Bewerbers auf Fragen zur Chancengleichheit und zu positiven Fragen von den Bewerbungsunterlagen getrennt werden. Nach denselben Grundsätzen dürfen Mitarbeiterfotos nicht in die Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen werden. Die Einstellung von Managern kann zu unfairen Beschäftigungspraktiken führen, wenn sie Zugang zu persönlich identifizierbaren Informationen über Mitarbeiter haben, die für eine Beförderung in Betracht gezogen werden. Wenn ein Personalchef eine solche Personalakte prüft, sollte er seine Entscheidung ausschließlich auf berufsbezogene Faktoren und nicht auf das Aussehen des Mitarbeiters stützen.

Sicherheitsmaßnahmen

Arbeitgeber, die hohe Sicherheitsmaßnahmen benötigen, können Wert darauf legen, Mitarbeiterfotos in ihren Personalakten zu führen. Hohe Sicherheitsmaßnahmen können beispielsweise bestimmen, welche Mitarbeiter Zugriff auf eingeschränkte Arbeitsbereiche haben. In diesen Fällen hat ein Mitarbeiter wahrscheinlich einen Mitarbeiterausweis oder einen anderen Nachweis für den autorisierten Zugang zu den Arbeitsstätten seines Arbeitgebers. Das Speichern der Fotos von Mitarbeitern in Personalakten kann als wirksames Backup-System dienen, um sicherzustellen, dass das Identifikations- und Zugangssystem des Arbeitgebers aktuell und auf dem neuesten Stand ist. Fotos in den Personalakten der Mitarbeiter können auch den Zugang der Mitarbeiter verifizieren, falls ein Mitarbeiter seine Identifikation verlegt oder verliert. Diese Art von Backup-System ist besonders nützlich für Arbeitgeber, die elektronische Personalakten verwalten.

Überlegungen

Arbeitgeber, die dazu neigen, Mitarbeiterfotos in Personalakten aufzubewahren, sollten dafür einen akzeptablen Grund haben. Ein akzeptabler Grund kann Sicherheits- und Sicherungsmaßnahmen umfassen. Andernfalls könnten Arbeitgeber, die angeben, dass sie Fotos von Mitarbeitern aufbewahren, um dem Namen ein Gesicht zu geben oder aus anderen ähnlichen Gründen, das Unternehmen unwissentlich einer Haftung für Ansprüche aus unfairen Beschäftigungspraktiken auszusetzen.