ISO 9001 Einkaufsverfahren
Einkaufsverfahren nach ISO 9001 stellen sicher, dass die eingekauften Materialien den Anforderungen des Käufers und des Endkunden entsprechen. Unternehmen wenden ISO 9001 für ihren Einkauf an, um Probleme mit ihren Produkten und Dienstleistungen zu minimieren. Durch die Anwendung der ISO 9001-Prinzipien auf das Einkaufsprogramm können kleine Unternehmen Abfall reduzieren und den Kundenservice verbessern. Bei konsequenter Anwendung sollte der Einkauf nach ISO 9001 zu einer kontinuierlichen Verbesserung der betrieblichen Abläufe führen.
Organisation
Der erste Schritt für einen Qualitätssicherungsprozess besteht darin, mithilfe des Unternehmensorganigramms Aufgaben und Verantwortlichkeiten anhand von Stellenbeschreibungen zuzuweisen. ISO 9001 verlangt von den Unternehmen insbesondere, dass sie einen Verantwortlichen für die Qualitätssicherung benennen, der einen direkten Berichterstattungsweg an eine Führungskraft eines Unternehmens hat. Dieser Mitarbeiter ist für Qualitätsangelegenheiten verantwortlich und koordiniert die anderen Funktionen, in denen sie die Qualität beeinflussen. In den Einkaufsverfahren wird detailliert beschrieben, wer für die technischen Spezifikationen, Kostenermächtigungen, die Erteilung von Bestellungen und die Überprüfung des erhaltenen Materials verantwortlich ist.
Dokumentation
Einkaufsvorgänge erfordern eine Dokumentation, die sicherstellt, dass das gekaufte Material den technischen Spezifikationen und den budgetierten Kosten entspricht. Verfahren legen normalerweise fest, dass sich die Bestellung auf die relevanten Teile der technischen Spezifikation bezieht, und der Käufer muss vor der Bestellung die aktuellen Schätzungen überprüfen und sicherstellen, dass die Beträge innerhalb des Budgets liegen. Einkaufsverfahren, die ISO 9001 entsprechen, legen auch fest, dass das Unternehmen nur von Lieferanten kaufen kann, die für die Artikel in der Bestellung qualifiziert sind.
Lieferantenqualifizierung
Um nur von qualifizierten Lieferanten zu kaufen, legt ISO 9001 fest, dass Unternehmen für jedes Produkt, das sie regelmäßig kaufen, Listen zugelassener Lieferanten führen. Das Unternehmen muss diese Lieferanten auf die Einhaltung der Qualitätssicherungsstandards prüfen. Bei Sonderaufträgen muss das Unternehmen potenzielle Lieferanten identifizieren und diese prüfen, um festzustellen, ob sie qualifiziert sind.
Bei der Prüfung eines Lieferanten kann sich ein Unternehmen auf die Zertifizierung durch Dritte verlassen, dass ein Lieferant die erforderlichen Qualitätsstandards einhält. In diesem Fall besteht das Audit darin, die Zertifizierung zu überprüfen. Für nicht zertifizierte Lieferanten kann ein Unternehmen verlangen, dass der Lieferant zertifiziert wird. Alternativ kann das Unternehmen ein eigenes Audit durchführen, um festzustellen, ob ein Lieferant die geforderten Qualitätsstandards einhält. Die Einkaufsverfahren müssen angeben, wer für die Aufrechterhaltung einer Liste qualifizierter Lieferanten verantwortlich ist und wie sich die Lieferanten qualifizieren können.
Materialprüfung
Sobald das Unternehmen das gekaufte Material erhalten hat, muss es sicherstellen, dass die Lieferung der Bestellung entspricht. In den Einkaufsverfahren wird detailliert beschrieben, wer für die Überprüfung verantwortlich ist und welche Aufgaben sie ausführen müssen. In der Regel erfordern Einkaufsprozesse gemäß ISO 9001 den Nachweis, dass das Material den technischen Spezifikationen entspricht, wie in der Bestellung angegeben.
Nichtkonforme Elemente
Manchmal liefern auch qualifizierte Lieferanten falsches oder fehlerhaftes Material. Die Materialprüfung identifiziert solche Probleme und erstellt entsprechende Berichte. Gemäß ISO 9001 listen diese Berichte nicht konforme Elemente auf und legen detailliert dar, was daran falsch ist. Das Unternehmen informiert den Lieferanten. Der Lieferant muss das Problem beheben, häufig durch Ersetzen des Materials oder, wenn der Mangel nicht wichtig ist, durch geringfügige Änderungen. In den Einkaufsverfahren wird detailliert beschrieben, wie nicht konforme Artikelprobleme gelöst werden müssen.
Korrekturmaßnahme
Wenn ein Unternehmen einen nicht konformen Artikelbericht ausgibt, kann der Bericht Korrekturmaßnahmen angeben, die der Lieferant ergreifen muss, oder er kann es dem Lieferanten überlassen, Maßnahmen zur Behebung des Problems zu ergreifen. In den Einkaufsverfahren muss festgelegt werden, wann der Lieferant bestimmte Korrekturmaßnahmen ergreifen muss, um beispielsweise das Material im Falle schwerwiegender Mängel zu ersetzen. In anderen Fällen können die Einkaufsverfahren eine Bewertung der Korrekturmaßnahmen des Lieferanten vorschreiben, z. B. durch erneutes Durchführen der eingehenden Materialprüfung, um festzustellen, ob die Lieferantenaktion zu einem akzeptablen Material geführt hat.
Ständige Verbesserung
Der Grund für die Einführung der ISO9001-Qualitätsstandards ist die Verbesserung der betrieblichen Abläufe im Hinblick auf Qualitätsleistung und Kundenzufriedenheit. Bei Einkaufsvorgängen hilft die Sicherstellung eines qualitativ hochwertigen Materialeinsatzes bei diesem Ziel. Solche Verbesserungen erfordern ein kontinuierliches Feedback zu Mängeln, um Probleme mit Verfahren und Verifizierung zu beheben. Berichte über nichtkonforme Gegenstände müssen nicht nur zu einer Behebung der wesentlichen Mängel führen, sondern auch zu einer Korrektur der Praktiken, die zu dem Mangel geführt haben.
Lieferanten, die nach ISO 9001 qualifiziert sind, müssen über eine solche Rückmeldung verfügen. Sie müssen auch demonstrieren können, wie sie ihre Praktiken ändern, um Probleme mit dem gelieferten Material zu beheben. Einkaufsvorgänge müssen einen solchen Prozess als Teil des Qualifizierungsprozesses festlegen. Die Feedback-Schleife zur kontinuierlichen Verbesserung ist eine Anforderung nach ISO 9001.