Wichtige Fragen, die Sie beim Nachdenken über die Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems stellen sollten

Moderne Dokumentenverwaltungssysteme verwenden digitale Bilder und elektronische Aufzeichnungen, um Informationen zu speichern. Sie ermöglichen es, Dokumente zu prüfen, den Zugriff auf vertrauliche Informationen einzuschränken und Daten sicher zu vernichten. Während viele Anbieter Dokumentenverwaltungssysteme mit grundlegenden Funktionen anbieten, beziehen sich die wichtigsten Fragen darauf, wie gut das System den Anforderungen der Organisation hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz, Zugriff und Zusammenarbeit entspricht. Die Beantwortung dieser Fragen vor dem Kauf des Systems gewährleistet eine effektivere und problemlose Implementierung.

Schaffung

Wichtige Fragen zur Dokumenterstellung beziehen sich darauf, wie effizient das System neue Dokumente hinzufügt und wie gut Papier und elektronische Originale untergebracht werden können. Papiermaterial von Scannern oder Fotos muss als Bilder gespeichert werden, kann aber auch als Text gespeichert werden. Fragen beziehen sich auf die optische Zeichenerkennung, die ein Bild von Wörtern in Text umwandelt. Kann das System den Inhalt von Papiervorlagen durchsuchen? Erzeugt es Keywords? Bei elektronischem Material beziehen sich Fragen auf Materialarten. Kann das System Video und Audio akzeptieren? Wie geht es mit Multimedia-Dateien um? Eine Organisation muss Fragen stellen, um sicherzustellen, dass das System das gesamte Material akzeptieren kann.

Lager

Die Hauptfunktion eines Dokumentenverwaltungssystems ist das Speichern der Dokumente. Die Speicherfunktion umfasst das Erstellen von Backups. Speichert das System Dateien in ihren nativen Formaten oder konvertiert es? Wie oft werden Dateien gesichert, wo werden die Sicherungskopien gespeichert und hat ein Benutzer Zugriff auf einzelne Sicherungsdateien, um sie wiederherzustellen? Manchmal benötigt eine Organisation eine Dateispeicherung im Originalformat. Möglicherweise gibt es Richtlinien für die Sicherung, die mit dem Systemdesign in Konflikt stehen, und es ist immer bequem, auf einzelne Sicherungsdateien zuzugreifen.

Abruf

Aus Anwendersicht ist der Zugriff auf die gespeicherten Dateien die wichtigste Funktion. Diese Funktion umfasst Fernzugriff, Internetzugriff sowie die Freigabe und Kompatibilität mit anderen Anwendungen. Wie greift ein Mitarbeiter auf ein bestimmtes Dokument zu? Wie findet der Mitarbeiter es? Was beinhaltet die Suchfunktion? Können Mitarbeiter aus der Ferne oder über das Internet auf das System zugreifen? Wie funktioniert das Teilen? Kann das System ein Dokument an gängige Produktivitätsanwendungen senden? Die Organisation muss davon überzeugt sein, dass der Dokumentenzugriff der Arbeitsweise der Mitarbeiter entspricht. Wenn Mitarbeiter remote arbeiten, benötigen sie möglicherweise Remote- und Internetzugang. Das System muss mit der anderen Software der Organisation und ihren Kollaborationspraktiken arbeiten. Bei einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente mit unstrukturierten Informationen sind die Suche und ein strukturiertes Dateisystem wichtig.

Sicherheit

Alle Organisationen haben Sicherheitsbedenken, und Systemanbieter enthalten grundlegende Sicherheitsfunktionen in allen Dokumentenverwaltungssystemen. Wenn Sicherheit für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, muss es eine detaillierte Aufschlüsselung der Sicherheitsfunktionen und -prozesse des Systems anfordern. Diese müssen mit den eigenen Sicherheitsrichtlinien und -verfahren der Organisation zusammenarbeiten. Ein derart detaillierter Ansatz ersetzt einzelne Fragen in Bezug auf die kritische Sicherheit.

Ablauf

Zu den vollständigen Dokumentenverwaltungsfunktionen gehört die Zerstörung von Daten, wenn Dokumente gemäß den Organisationsrichtlinien abgelaufen sind. Fragen beziehen sich darauf, wie die Organisation den Ablauf von Dokumenten innerhalb des Systems implementieren kann und wie sie überschrieben werden können. Hat das System Kategorien mit unterschiedlichen Aufbewahrungszeiten? Kann es Verfallsdaten anstelle der Laufzeit akzeptieren? Kann autorisiertes Personal den Ablauf verlängern oder stornieren? Eine flexible Programmierung von Dauer und Datum ist vorzuziehen, und das System muss die Annullierung des Ablaufs berücksichtigen, falls Dokumente aus rechtlichen oder Compliance-Gründen erforderlich sind.