Etiketten und Teile eines formellen Geschäftsbriefs

Gute Dinge, wie ein Privatschulinterview für Ihr Kind oder ein Ersatz für fehlerhafte Ware, kommen zu denen, die gut schreiben. Das erwartete Format für ein förmliches Schreiben beweist Professionalität, Respekt und Kompetenz. Ein ausgezeichneter Inhalt ist jedoch ebenso wichtig. Sie werden die Chancen maximieren, dass Ihr Brief gelesen wird, wenn er klar, fokussiert und genau ist. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen Brief mit herkömmlicher Struktur und hervorragendem Inhalt gut zu verfassen, führt dies häufig zu erwünschten Ergebnissen.

Informationen zur Identifizierung

Alle formalen Geschäftsbriefe haben ein einheitliches Format, so dass der Empfänger die für die Antwort erforderlichen Informationen schnell finden kann. Sie sollten Ihre Adresse und Telefonnummer in Ihrem Briefkopf angeben. Die Ausrichtung Ihrer Adresse nach links oder rechts ist nicht standardisiert. Mit dem Datum, das unter Ihren Kontaktinformationen angezeigt wird, können Empfänger das Problem nachverfolgen. Überspringen Sie ein paar Zeilen und geben Sie den vollständigen Namen, den Titel und die Adresse der Person an, an die Sie schreiben - links davon gerechtfertigt. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Ihre Korrespondenz an die entsprechende Partei weiterleiten.

Anreden und Endungen

Begrüßungen und Endungen vermitteln Respekt und können den Unterschied zwischen einer Person bedeuten, die Ihren Brief liest oder entsorgt. Nehmen Sie sich Zeit, um den Namen und den richtigen Titel der Person zu finden, mit der Sie kommunizieren möchten, wenn möglich. Dies sagt Ihrem Leser, dass Sie sich für sie und ihre Antwort interessieren. Verwenden Sie den entsprechenden Titel. Ein Arzt, den Sie "Frau" nennen oder eine Frau, die du "Mr." nennst könnte durch Ihre Nachlässigkeit beleidigt werden. Verwenden Sie auf ähnliche Weise nur den Titel und den Nachnamen, z. B. "Sehr geehrter Herr Dr. Smith". Vornamen ohne Nachnamen sind zu informell und die Kombination aus Titel, Vorname und Nachname ist unangenehm. Beenden Sie mit "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen". Machen Sie das "s" groß, aber nicht das "y" und folgen Sie "Ihrem" mit einem Komma. "Mit freundlichen Grüßen" ist der häufigste und erwartete Abschluss. Andere, wie "respektvoll" oder "treu", können fehlinterpretiert werden.

Der Brief des Briefes

Halten Sie Ihren Brief konzentriert und positiv, auch wenn Sie sich beschweren. Dies vermittelt dem Empfänger den Eindruck, dass Sie proaktiv sind und an einer Lösung interessiert sind, anstatt nur zu lüften. Ihr erster Absatz sollte kurz sein und den Grund für Ihre Kommunikation beschreiben. Zum Beispiel: "Vielen Dank für Ihre schnelle Lieferung meiner Bestellung. Leider ist die Vase defekt angekommen." Nachfolgende Absätze sollten nur die Informationen enthalten, die zur Behebung Ihres Problems erforderlich sind. Wenn Sie Ihre Korrespondenz kurz und thematisch halten, wird Ihr Leser respektiert. Schließen Sie mit einem kurzen Absatz ab, in dem Sie eine Lösung vorschlagen oder erklären, welche Aktion Sie ausführen werden oder von dem Leser erwartet werden. Formulieren Sie es fest, aber herzlich, wie "Vielen Dank im Voraus, dass Sie einen Ersatz an die oben genannte Adresse gesendet haben."

zusätzliche Information

Weitere Informationen, die zum Ausfüllen Ihres Schreibens erforderlich sind, hängen vom jeweiligen Zweck ab. Eine kurze Erklärung, in der Sie Ihr Thema erläutern, verdeutlicht beispielsweise Ihre Absicht und maximiert die Chancen, dass es die Aufmerksamkeit erhält, die es verdient. Geben Sie dies zwischen der Adresse des Empfängers und der Anrede an, der eine leere Zeile vorangestellt wird. Formatieren Sie es so, dass es "Re: Ihre Korrespondenz vom 3/5/11" oder "Re: Richtlinie Nr. 123" lautet. Wenn Sie eine Kopie Ihres Briefs an eine andere Person senden oder Ihrem Brief zusätzliche Dokumente beifügen, beachten Sie, dass Sie mit "cc: Mary Stuart, Präsident", "einschließen: unterschriebener Vertrag" oder "Anlage" angeben. Diese Nachrichten werden als letzte auf der Seite unter der Signatur angezeigt, wobei "Enclosures" zwei Zeilen über "cc" und durch eine Leerzeile getrennt sind.

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