Eine Management-Checkliste für Eventeinrichtungen

Der richtige Veranstaltungsort kann eine Geschäftsveranstaltung durchführen oder unterbrechen, unabhängig davon, ob es sich um eine gesellschaftliche Zusammenkunft handelt, z. B. eine Ferienparty oder ein professionelles Geschäftstreffen. Die Größe der Gruppe, der Zweck des Meetings und etwaige Haushaltszwänge sind wesentliche Überlegungen. Führen Sie nach Möglichkeit eine persönliche Tour durch jeden Veranstaltungsort durch - und bringen Sie die Checkliste Ihrer Einrichtungen mit. Dies hilft bei der Organisation der Tour, stellt sicher, dass Prioritäten abgedeckt werden, und erleichtert den Vergleich der Unterschiede zwischen den Standorten.

Veranstaltungsdetails

Die Kriterien für die Checkliste hängen davon ab, ob die Veranstaltung einen geschäftlichen Schwerpunkt hat oder eine Kombination aus geschäftlicher und sozialer Veranstaltung ist. Die Anforderungen für ein Seminar oder eine Branchenmesse unterscheiden sich beispielsweise erheblich von denen für ein Mitarbeiter-Dinner. Reservieren Sie aus diesem Grund den ersten Abschnitt Ihrer Checkliste für die Aufzeichnung von Ereignisdetails. Fügen Sie ein bevorzugtes Datum oder bis zu drei mögliche Datumsoptionen, Start- und Endzeiten, Gesamtbudget, Anwesenheitsschätzung, Beschreibung des Ereignisses sowie Name und Kontaktinformationen Ihres Event Managers hinzu.

Anforderungen für den Checklistenabschnitt

Erstellen Sie Ihre Checkliste entsprechend den Anforderungen Ihrer Hauptveranstaltung. Konzentrieren Sie sich auf vorrangige Kategorien wie Immobilien, Besprechungsräume, audiovisuelle Funktionen und Optionen, Optionen für Speisen und Getränke, Richtlinien für Einrichtungen und geschätzte Gesamtkosten pro Artikel. In Ihrem Immobilien-Checklisten-Bereich werden der Name, die Adresse und die Kontaktinformationen des Verkaufsleiters sowie eventuelle zusätzliche Versicherungen angegeben. Geben Sie Kriterien für die Bewertung des Parkens, der Ruheräume und des Eingangs- oder Lobbybereichs des Veranstaltungsortes an. Erstellen Sie Checklistenelemente nach Kategorien, einschließlich Kostenschätzungen für Elemente wie Vermietung und Einrichtung von Zimmern und Geräten, Menüauswahl und Gebühren pro Catering für Catering-Services, Kopier- und Faxdienste sowie eine Bewertung der Ästhetik des Standorts.

Bewertungsmethode

Bewerten Sie jeden potenziellen Standort mit einem einheitlichen Bewertungssystem, unabhängig davon, ob Sie ein System mit 10 Punkten von schlecht bis überlegen oder mit einem weniger detaillierten Fünf-Punkte-System verwenden. Vergewissern Sie sich nach der Besichtigung der Website, dass Sie alle Elemente in der Checkliste bewerten, die erforderlichen Kostenvoranschläge einholen und sonstige Anmerkungen oder allgemeine Anmerkungen hinzufügen. Überprüfen und bewerten Sie jeden Veranstaltungsort anhand einer identischen Checkliste und eines identischen Prozesses, bevor Sie den Veranstaltungsort miteinander vergleichen.

Vergleich der Veranstaltungsorte

Obwohl die Kosten eine wichtige Überlegung sind, insbesondere für ein kleines Unternehmen mit einem begrenzten Budget, sollte die Wahl eines Tagungsortes niemals ausschließlich auf den Kosten basieren. Eine erste Überprüfung kann die Auswahlmöglichkeiten auf die ersten zwei oder drei Optionen beschränken. Diejenigen mit Kostenschätzungen, die das Event-Budget überschreiten, und diejenigen mit einem insgesamt niedrigen Rang werden zuerst eliminiert. Ein zweiter Kostenvergleich mit der Anzahl der Optionen, Dienstleistungen, dem Standort des Veranstaltungsortes und eventuellen Einschränkungen, die für den Veranstaltungsort spezifisch sind, begrenzt die Auswahl bis zu Ihrer endgültigen Auswahl.

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