Kommunikation im Geschäft managen

Unternehmen sind heute mehr denn je auf die Kontrolle von Informationen angewiesen, egal ob sie die Hardware der Infrastruktur betreiben oder Fakten und Zahlen zur richtigen Zeit an das richtige Personal weiterleiten. Manager müssen Informationen und Kontrollnachrichten in einer Vielzahl von Einstellungen mithilfe einer breiten Palette von Tools steuern. Durch die gut gemanagte Kommunikation bleiben die Mitarbeiter in Verbindung und das Unternehmen kann effektiv am Markt agieren.

Kommunikationssysteme

Menschen nutzen Laptops, Netbooks und Smartphones, um jederzeit und überall Sprache, Text und Video zu senden und zu empfangen. Führungskräfte, die mit dem Management der Kommunikation beauftragt sind, müssen mit der Kommunikationstechnologie Schritt halten, nicht um die neueste Iteration zu kaufen, sondern um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter auf die Interaktion und Bündelung von Ressourcen konzentrieren können, um ihre Arbeit zu erledigen. Manager müssen entscheiden, welche Kombination leicht und transparent funktioniert und ausreichend flexibel ist, um sich an Veränderungen oder Wachstum im Unternehmen anzupassen. E-Mail dient beispielsweise dazu, Informationen schnell zu übermitteln und als elektronische Papierversion zu fungieren. Weder kann sie übermäßig komplexe Nachrichten verarbeiten, noch kann sie den schnellen Austausch von Bedeutung ersetzen, der durch Interaktion von Angesicht zu Angesicht erzielt wird, die durch Videokonferenzen oder sogar per Telefon erreicht wird.

Eins-zu-eins-Kommunikation

Manager geben häufig Informationen auf individueller Basis weiter, von formellen Interviews bis hin zu Flur-Chats. Um eine Person mit einer Person zu verbinden, müssen Manager Nachrichten so klar erhalten, wie sie sie senden. Beim Austausch von Ideen können Manager nicht nur die gewünschte Aktion angeben, sondern die erwarteten Ergebnisse oder Vorteile anbieten, um den Mitarbeiter zur Ausführung der Aufgabe zu motivieren. Manager müssen aufmerksam zuhören und den Ton und die Körpersprache beachten, um das gesamte Signal zu erfassen. Manager können auch mit offenen, neutralen Fragen Informationen abrufen, die das Personal dazu zwingen, Ja zu sagen oder Nein zu sagen, ohne sie dazu zu bringen, sich defensiv zu fühlen, indem sie fragen: "Wie fühlen Sie sich so?" Oder "Wie kamen Sie zu dieser Schlussfolgerung?"

Kleine Gruppendiskussionen

Manager können produktive Meetings vereinfachen, indem sie die Ziele in einer minimalen Zeitminimierung erreichen. Der Manager, der als Moderator fungiert, kann die Teilnehmer auf ein Meeting vorbereiten, indem er eine Agenda mit klar definierten Zielen verteilt. Sie kann auch Aufgaben zuweisen, z. B. mögliche Lösungen für Probleme oder Projektfortschrittsberichte, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer während des Meetings einen Beitrag leisten. Während des Meetings kann sie eine sichere Atmosphäre fördern, indem sie Ideen klar präsentiert, sich auf das Ziel statt auf Einzelpersonen konzentriert, die Teilnehmer dazu ermutigt, sich zu öffnen und ehrliche Meinungen abzugeben, und dafür sorgen, dass jeder die der Gruppe vorgestellten Ideen versteht.

Präsentation

Egal, ob Sie Mitarbeiter schulen, ein Verkaufsgespräch anbieten oder den Stakeholdern Ergebnisse präsentieren, die Manager kontrollieren die präsentierte Botschaft, indem Sie die Adresse sorgfältig ausarbeiten. Er bereitet die Nachricht vor, indem er dem ehrwürdigen Reporter die Frage stellt, wer das Publikum ist, was er hören muss, wie die Adresse am besten übermittelt wird, wann und wo die Adresse stattfindet und warum sie die Informationen in der Präsentation benötigen. Er bereitet sich übermäßig vor und entwickelt ein festes Verständnis nicht nur einzelner Fakten, sondern auch des Gesamtzusammenhangs und dessen Auswirkungen auf das Publikum. Dies ermöglicht es ihm, sich auf die Verbindung mit dem Publikum zu konzentrieren, anstatt sich darum zu kümmern, bestimmte Zeilen zu vergessen. Bei der Verwendung von visuellen Hilfsmitteln, z. B. einer PowerPoint-Präsentation, kann er die Notizen oder Aufzählungspunkte rationalisieren, indem er anstelle von Sätzen über Phrasen oder Schlagzeilen nachdenkt und dann den Inhalt des Bildschirms mit gesprochenen Anweisungen erzwingt.

Schriftliche Kommunikation

Von Mitarbeiter-E-Mails bis hin zu großen Werbekampagnen bleiben die Nachrichten der Manager leer, wenn sie niemand bemerkt. Wenn die Menschen mit Informationen bombardiert werden, filtern sie einen größeren Prozentsatz heraus, um sich auf das zu konzentrieren, was sie für sie als am wichtigsten erscheinen. Manager müssen verstehen, was ihr Publikum motiviert, um die Menschen davon zu überzeugen, sich in die Richtung zu bewegen, in der die Führungskräfte wollen, ob sie eine neue Initiative starten oder ein neues Produkt kaufen. Sie können effektive Botschaften erstellen, wenn sie der Abkürzung AIDA folgen: Aufmerksamkeit erregen durch Erstellen eines Wortbildes; ihr Interesse an dem Thema halten, indem sie relevante Informationen hinzufügen; appellieren Sie an ihren Wunsch, indem Sie über die Tatsachen oder Eigenschaften hinausgehen, die den zugrunde liegenden Vorteilen entsprechen, um Wünsche oder Bedürfnisse zu erfüllen; und beschreiben Sie eindeutig die zu ergreifende Maßnahme, einschließlich wie, wo und wann die Maßnahme stattfinden soll.