Meeting-Management-Techniken

Meetings sind ein notwendiges Übel, um Dinge in Ihrem Geschäft zu erledigen. Ihre Angestellten können sie hassen, weil sie das Gefühl haben, sie seien Zeitverschwendung. Der Schlüssel zu erfolgreichen Besprechungen ist die korrekte Planung und Verwaltung. Eine Besprechung geht schlecht, wenn Sie keinen klaren Fokus haben und wenn die falschen Personen an der Besprechung teilnehmen. Umgehen Sie dies, indem Sie sich die Zeit für die Planung nehmen und mit Ihren Mitarbeitern über Ihre Erwartungen an das Meeting sprechen.

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Laden Sie die richtigen Personen zum Meeting ein. Es ist nicht nötig, alle im Büro zu jedem Meeting einzuladen. Wenn Sie über mögliche Software-Upgrades sprechen, sollten nur Ihre Software-Entwickler an der Besprechung teilnehmen. Wenn Sie Ideen für neue Produkte generieren möchten, laden Sie Kundendienstmitarbeiter ein, die täglich mit Kunden zu tun haben. Das Einladen unnötiger Personen kann zu Ressentiments und Unordnung führen.

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Versenden Sie Ihre Meeting-Agenda im Voraus. Dies bereitet die Teilnehmer darauf vor, was zu erwarten ist.

3.

Legen Sie die Ziele des Meetings fest. Bei einigen Meetings werden die Mitarbeiter lediglich über neue Richtlinien informiert. Andere dienen dazu, Ideen zu generieren oder Entscheidungen zu treffen. Wenn der Angestellte an dem Meeting denkt, dass die Gruppe eine Entscheidung treffen wird, könnte er enttäuscht sein, dass Sie nur Ideen generiert haben und nicht verstehen, dass dies der Punkt des Meetings war.

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Bleib bei der Sache. Gelegentlich weicht die Richtung der Besprechung vom Kurs ab, wobei ein Mitarbeiter eine nicht zusammenhängende Frage stellt. Wenn dies der Fall ist, ziehen Sie die Teilnehmer auf Ihre ursprüngliche Agenda zurück.

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Ermutigen Sie eine Kultur des Zuhörens. In zu vielen Fällen warten Besprechungsteilnehmer einfach auf eine Pause im Gespräch, um zu sprechen. Bilden Sie Ihre Mitarbeiter darin, zuzuhören, was andere sagen, indem Sie zeigen, dass Sie den Input jeder Person wertschätzen. Sie können dies tun, indem Sie auf einen Vorschlag verweisen, den ein Mitarbeiter später in der Besprechung gemacht hat.

Spitze

• Der Experte Michael Begeman schlägt vor, kleine Spielsachen mitzubringen. Wenn die Mitarbeiter etwas mit ihren Händen zu tun haben, kann dies die Konzentration steigern und das kreative Denken fördern.