Was sind die Vorteile der Meilenrückerstattung?

Die Rückerstattung von Mitarbeitern und freiberuflichen Mitarbeitern für gefahrene Kilometer während des Einsatzes fällt für Bundessteuerzwecke unter "Nebenleistungen". Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber können von einem Erstattungsprogramm profitieren, obwohl zur Erzielung dieser Vorteile sorgfältigste Unterlagen erforderlich sind. Wenn die Erstattungen der Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden, kann dies bedeuten, dass diese Zahlungen als Einkommen ausgewiesen werden, was zu einer höheren Steuerschuld führt.

Schnellere Rückerstattung der Arbeiter

Unabhängige Auftragnehmer und Angestellte können geschäftliche Abzüge für die Annahme der Meilenrückerstattung verlieren. Dies bedeutet jedoch, dass diese Mitarbeiter sofort Bargeld erhalten. Die Alternative besteht darin, Gas und andere Autokosten aus eigener Tasche zu bezahlen und bis Ende des Jahres zu warten, um die angefallenen Kosten für Nettosteuerabzüge zu verwenden. Dies kann zwar die Steuerschuld senken, bedeutet aber noch nicht, dass die Arbeitnehmer eine Erstattung vom Bund erhalten. Zumindest bei der Rückerstattung des Arbeitgebers wissen Fachleute, dass sie eine Form von Geldentschädigung für Meilen erhalten, die aus beruflichen Gründen zurückgelegt wurden.

Verfolgung der Ausgaben der Mitarbeiter

Ein Unternehmen kann grob nachverfolgen, wie jeder Mitarbeiter seine Zeit im Außendienst verbringt, indem er von Mitarbeitern verlangt, Ausgabenberichte für Reisen einzureichen. Ein Arbeitgeber kann auch die Ausgaben der Arbeitnehmer außerhalb des Büros kontrollieren, indem er für jeden Arbeitnehmer Ausgabengrenzen festlegt. Zum Beispiel kann ein Arbeitgeber ein tägliches Limit von 50 US-Dollar für die Erstattung von Meilen festlegen. Alle Kosten, die über diesen Betrag entstehen, liegen in der Verantwortung der Mitarbeiter vor Ort. Dies hilft einem Unternehmen, die Erstattungskosten zu kontrollieren, und hilft, übermäßige Ausgaben von Mitarbeitern zu begrenzen, die der Meinung sind, dass sie nicht für die Kosten verantwortlich sind.

Leistungen an Arbeitnehmer

Arbeitnehmer, die alle beihilfefähigen Ausgaben melden und überhöhte Rückerstattungen zurückgeben, erklären das auf diese Weise erhaltene Geld nicht als Einkommen. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sind nach dem Internal Revenue Service (Gesetzliche Steuerbehörde) nicht gesetzlich verpflichtet, Steuern aus diesen Einnahmen, einschließlich Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, einzubehalten. Die Verpflichtung aller Mitarbeiter zur Rückerstattung allfälliger Barauszahlungen für den Kilometerausgleich ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer keine Steuererfordernisse haben. Andernfalls kann es zu Strafgebühren und IRS-Prüfungen kommen.

Steuerabzüge für Unternehmen

Unternehmen, die sich dafür entscheiden, ihren Mitarbeitern die gefahrenen Kilometer zu erstatten, können diese Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen und zum Abzug von Abzugsteuern auf Bundesebene verwenden. Dies hilft den Unternehmen, die Steuerschuld insgesamt zu senken, und kann in Abhängigkeit vom Steuerstatus anderer Finanzkategorien sogar Steuererstattungen für diese Unternehmen generieren. Der IRS überwacht die Abzüge für Rückerstattungen genau und lässt keine Kosten zu, die er für aufwendig oder außergewöhnlich hält.

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