Was sind die Hauptbestandteile eines Geschäftsbriefs?

Machen Sie weiter, geben Sie E-Mails und SMS die Schuld. Sie haben es zu ihnen kommen. Sie haben das Tempo der Kommunikation so stark beschleunigt, dass Sie sich beim Schreiben eines formellen Geschäftsbriefs kaum an die Bestandteile eines Briefes erinnern können, ganz zu schweigen von dem richtigen Geschäftsbriefformat. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens wird es jedoch eine Zeit geben, in der Sie einen formellen Brief schreiben müssen - einen Brief, der Ihr professionelles Image ausstrahlt. Glücklicherweise ist dies nicht schwierig, vor allem, wenn Sie das Tempo verlangsamen und sich die Zeit nehmen, um die sieben Teile eines Geschäftsbriefs herauszuarbeiten.

Mit Block gehen

Im Allgemeinen wird das Blockbuchstabenformat als das für den Empfänger am einfachsten zu lesende Format betrachtet - und möglicherweise auch für die Autoren am leichtesten zu merken. In diesem Stil wird der gesamte Text linksbündig oder mit dem linken Rand "gespült". Die Zeilen sollten einen einfachen Abstand haben, außer zwischen Absätzen und den hier genannten Abschnitten, wenn Sie den Abstand verdoppeln. Ein-Zoll-Margen sind ebenfalls Standard.

Die Überschrift

Aller Wahrscheinlichkeit nach sind Sie mit professionellem Briefkopf gut gefüllt - dem „schicken Papier“, das Ihren Firmennamen, Ihr Logo und Ihre Kontaktinformationen enthält. Aber Sie wären nicht der erste Geschäftsinhaber, der auf diese Kosten verzichtet und in einem Word-Dokument „wie Sie ist“ Briefkopf erstellt. Wenn keines der Szenarien Ihre Situation beschreibt, beginnen Sie Ihren Brief einfach mit den Zeilen in separaten Zeilen:

  • Ihr Name und Titel Ihr Firmenname Ihre Geschäftsadresse. * Stadt, Bundesland und Postleitzahl Ihres Unternehmens.

Alle diese Informationen werden als Rücksendeadresse oder Absenderadresse bezeichnet. Beenden Sie diesen Abschnitt, indem Sie das Datum in die letzte Zeile schreiben.

Adresse des Empfängers

Die Informationen des Empfängers, auch als interne Adresse bezeichnet, sollten dem gleichen Format wie die Absenderadresse entsprechen. Jede Information sollte auf eine separate Zeile beschränkt sein.

Die Anrede

Es ist ein formales Wort für eine Begrüßung, aber die Anrede ist eine einfache Möglichkeit, Ihren Brief zu öffnen. Verwenden Sie nur den Nachnamen des Empfängers, gefolgt von einem Doppelpunkt, wie in: "Sehr geehrter Herr Smith", "Sehr geehrte Frau Smith" oder "Sehr geehrte Frau Smith". Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen - sagen Sie, Wenn Sie Ihren Brief an eine Abteilung senden, verwenden Sie "Sehr geehrte Damen und Herren" oder sogar das etwas gestelzte "An wen es sich interessiert". Es ist in Ordnung, den Vornamen der Person zu verwenden, wenn Sie tatsächlich einen Vornamen haben Wenn Sie zum Beispiel die Person beim Telefonieren nach dem Vornamen fragen, ist das Aufrufen eines Vornamens in einem Geschäftsbrief durchaus angebracht, ansonsten sollten Sie sich am besten mit den Formalitäten beschäftigen werden nicht als anmaßend oder gar unhöflich betrachtet.

Der Körper

Der inhaltlichste Teil Ihres Briefes - der Körper - wird auch am zeitaufwändigsten sein, so dass es keinen Sinn macht, Ihre Botschaft zu beschleunigen. In der Tat kann das Schreiben eines Entwurfs des Körpers am besten zu Ihrem Stil passen. Geben Sie dabei unbedingt Ihren Zweck zum Schreiben im ersten Absatz an. Ein Entwurf kann Ihnen auch dabei helfen, Ihren Brief auf eine Seite zu beschränken. Das heißt, Ihr Brief sollte etwa fünf Absätze enthalten, die jeweils aus mehreren Sätzen bestehen. Beachten Sie diesen Rat der University of North Carolina in Chapel Hill:

  • „Das Schreiben für ein geschäftliches Publikum unterscheidet sich in der Regel erheblich vom Schreiben in den Geisteswissenschaften, den Sozialwissenschaften oder anderen akademischen Disziplinen. Das Business Writing ist bestrebt, knackig und prägnant zu sein, anstatt evokativ oder kreativ zu sein. es betont die Spezifität und Genauigkeit. Diese Unterscheidung macht Geschäftsschreiben nicht anderen Stilen überlegen oder unterlegen. Vielmehr spiegelt es den einzigartigen Zweck und die Überlegungen wider, die beim Schreiben in einem geschäftlichen Kontext erforderlich sind. “

Die Schließung

Es wird nicht umsonst als „kostenloses Schließen“ bezeichnet. Ihre letzten Worte sollten den Brief mit einer Notiz beenden, die den Inhalt Ihres Briefes widerspiegelt. „Mit freundlichen Grüßen“ ist nicht Ihre einzige Option. Bedenken Sie auch:

  • Mit freundlichen Grüßen, Herzlich, Mit freundlichen Grüßen, Beste Grüße,
  • Respektvoll,
  • Hochachtungsvoll,

Der Signaturblock

Nun ist es an der Zeit, von der üblichen „Leerzeichen-zweimal“ -Praxis abzuweichen, um zwischen der schließenden Zeile und der Zeile, in der Sie Ihren Namen eingeben, viermal ein Leerzeichen einzugeben. Mit dem zusätzlichen Speicherplatz können Sie Ihren Namen signieren (nicht drucken).

Gehäuse

Die letzte Komponente eines Briefs gilt nur, wenn Sie Ihrem Brief eine Anlage beifügen. Wenn dies der Fall ist, verwenden Sie zwei Leerzeichen und schreiben Sie "Enclosure:" oder "Enclosures:". Beschreiben Sie dann das Gehäuse kurz. Dies ist eine gute Methode, um den Empfänger darauf hinzuweisen, dass er sich auf das Dokument bezieht oder alle Dokumente an einem Ort aufbewahrt.

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