Was kann ein Office Supply Tracking System für Ihr Unternehmen tun?

Der Wert eines Bürozubehörverfolgungssystems hängt von der Größe Ihres Unternehmens und Ihrem Budget für Büromaterial ab. Aber auch ein kleines Büro kann von der ordnungsgemäßen Verfolgung von Büromaterialien profitieren. Ob mit einer Kalkulationstabelle oder mit dedizierten Hardware- und Softwarelösungen - mit der Nachverfolgung von Verbrauchsmaterialien können Sie Geld sparen und zur Vermeidung von Notfällen beitragen.

Nachverfolgung von Büromaterial

Normalerweise stellen Unternehmen dedizierten Speicherplatz für Büromaterial bereit. Im einfachsten Fall ist der Raum ein Büro- oder Versorgungsschrank. Bei der Nachverfolgung der Lieferungen müssen Sie Ihre Vorräte regelmäßig inventarisieren und dokumentieren, welche Materialien Sie zur Verfügung haben oder auf Bestellung. Kleine Unternehmen können dies mit schriftlichen oder elektronischen Tabellenkalkulationen erreichen. Ein Schritt nach oben ist die Verwendung eines tragbaren Barcodelesers, um die aktuellen Lagerbestände zu erfassen und die Informationen an Softwaresysteme zu übermitteln. Diese Systeme sind möglicherweise für die Nachverfolgung von Büromaterial bestimmt oder können in Ihre Buchhaltungssoftware integriert werden. In der Regel ordnen Unternehmen eine oder mehrere Personen der Verwaltung von Büromaterial zu.

Kosteneinsparungen

Mit der Nachverfolgung von Lieferungen können Sie Geld sparen, indem Sie Überbestellungen vermeiden und die Schrumpfung kontrollieren. Undisziplinierte Unternehmen, die keine Lieferungen nachverfolgen, kaufen häufig mehr als nötig, weil sie nicht auslaufen wollen. Das Überbestellen von Verbrauchsmaterialien verbraucht das Betriebskapital eines Unternehmens und bindet Barmittel, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten. Zu viele Vorräte benötigen zusätzlichen Speicherplatz und könnten Mitarbeiter verführen, die wissen, dass das Unternehmen die Vorräte nicht nachverfolgt. Laut einer Umfrage von Harris Interactive aus dem Jahr 2006 geben 58 Prozent der Büroangestellten zu, Büromaterial gestohlen zu haben. Überbestellungen verursachen außerdem unnötige zusätzliche Kosten für den Einkauf, Versand und Auspacken. Nach der Integration in Ihr Einkaufssystem können Sie anhand von Nachverfolgungsproblemen Probleme bei bestimmten Lieferanten aufdecken, z. B. kurze oder verspätete Sendungen.

Opportunity-Kosten

Ein Unternehmen, das seine Büromaterialien nicht nachverfolgt, ist anfällig für Lagerbestände. Ein Mangel an Büroklammern ist möglicherweise nicht so schlimm, nehmen Sie jedoch an, dass die Druckpatronen aufgebraucht sind, während zeitkritische Dokumente (z. B. Verkaufsvorschläge) vorbereitet werden. Die verschwendete Zeit, die mit dem Laden zum Geschäft verbunden ist - vorausgesetzt, Ihr Geschäft befindet sich in der Nähe eines offenen Geschäfts - sind Opportunitätskosten. Größere Opportunitätskosten treten auf, wenn Sie einen Termin nicht einhalten, weil die kritischen Vorräte knapp wurden. Wenn Sie beispielsweise ein gedrucktes Gebot für einen Wettbewerbsvertrag abgeben müssen, kann das Fehlen von Druckertinte oder das richtige Papier kurzfristige Änderungen verhindern und Ihren Erfolg beeinträchtigen. Mit der Nachverfolgung von Verbrauchsmaterial können Sie diese Opportunitätskosten einsparen, indem Sie sicherstellen, dass keine kritischen Vorräte ausgehen.

Economies of Scale

Indem Sie Ihre Auslastungsraten kennen, können Sie Ihre Einkaufsanforderungen vorhersagen und diese Informationen für Großaufträge verwenden. Die Kosten für eine große Menge bestimmter Vorräte können durch Rabattabschläge und reduzierte oder kostenlose Versandkosten für Großbestellungen ausgeglichen werden. Sie können sogar mit anderen lokalen Unternehmen zusammenarbeiten und eine Einkäufergruppe bilden, um Ihr Einkaufsvolumen und die daraus resultierenden Rabatte zu erhöhen. Nur wenn Sie Büromaterial nachverfolgen und Ihre Auslastungsanforderungen kennen, können Sie sicherstellen, dass Großaufträge wirtschaftlich sinnvoll sind.

Disziplin

Ein immaterieller, aber echter Vorteil der Angebotsverfolgung ist die Botschaft, die sie sendet: Das Unternehmen ist kostenbewusst und diszipliniert. Eine zufällige Verwaltung von Büromaterialien kann symptomatisch für weitaus ernstere Probleme in einer Organisation sein. Es ist schwer, die Effizienz unter Ihren Mitarbeitern zu fördern, ohne ein Beispiel für effizientes Bürobedarfsmanagement zu geben. Wenn Sie sich für die Anwendung von „Best Practices“ in allen Bereichen Ihres Unternehmens einsetzen, spiegeln Ihre Nachverfolgungsverfahren für Bürobedarf dieses Engagement wider und bieten Ihren Mitarbeitern eine Lektion für Ihre Managementphilosophie.