Wie lautet das Gesetz zum Senden von W-2-Anweisungen?

Wenn sich die Steuersaison jedes Jahr dreht, können die Unmengen an Schreibarbeit, die ein Unternehmen organisieren und bei der IRS einreichen muss, überwältigend erscheinen. Unabhängig davon, wie überflutet und beschäftigt ein Unternehmen ist, müssen alle beim IRS eingereichten Aussagen so genau wie möglich sein, um Prüfungen oder rechtliche Schritte der Bundesregierung zu vermeiden. Für Unternehmen mit Mitarbeitern ist die W-2-Erklärung ein wichtiges Dokument, das jedes Jahr ausgefüllt werden muss.

Das Gesetz und der W-2

Auf dem Formular W-2 sind die steuerpflichtigen Löhne, die einem Mitarbeiter während eines Jahres gezahlt wurden, sowie die in diesem Jahr von den Gehaltsabrechnungen einbehaltenen Lohnsteuern ausgewiesen. Laut Bundesgesetz müssen alle Arbeitgeber W-2-Statements verschicken, unabhängig davon, wie niedrig die Löhne oder Gehälter sind. Diese W-2-Erklärungen können entweder in Papierform oder in digitaler Form übermittelt werden und müssen den Mitarbeitern spätestens am 31. Januar des folgenden Jahres vorliegen. Arbeitgeber müssen auch eine Kopie der Mitarbeiter W-2 beim IRS einreichen.

Warnung

  • Wenn Sie das W-2-Formular nicht rechtzeitig senden, kann dies zu erheblichen Bußgeldern für Ihr Unternehmen führen. Ab 2018 können Sie mit Bußgeldern zwischen 50 und 260 US-Dollar pro Formular rechnen, je nachdem, wie spät Ihr Mailing ist. Für kleine Unternehmen kann die maximale Geldstrafe in einem Steuerjahr zwischen 187.500 und 1.072.500 USD liegen.

Fehlende oder falsche W-2s

Manchmal können W-2-Formulare fehlerhaft sein oder in der Mail verschwinden. In solchen Situationen wenden sich die Mitarbeiter wahrscheinlich an Ihre Lohn- oder Personalabteilung, um Korrekturen oder eine Kopie des Formulars anzufordern. Ihre Mitarbeiter sollten darauf vorbereitet sein, diese Anforderungen unverzüglich zu erfüllen, insbesondere, wenn sich die Steuersaison abklingt und die Anmeldefrist näher rückt.

Ersatz für fehlende W-2s

Als Ersatz für fehlende W-2-Formulare bereitet der IRS einem Mitarbeiter ein Formular 4852 vor und sendet dieses. Nach Angaben des IRS kann dieses Formular anstelle eines W-2 verwendet werden, wenn der Mitarbeiter das W-2 noch nicht erhalten hat Anmeldefrist. Die Verwendung des Formulars 4852 kann jedoch die Steuererstattungen verzögern, da der IRS die Informationen auf dem Formular überprüfen muss. Wenn eine Mitarbeiterin das Formular 4852 einreicht und später ihr korrigiertes oder fehlendes W-2 erhält und feststellt, dass Informationen über die 4852 ungenau waren, kann sie das Formular 1040X beim IRS einreichen. Das Formular 1040X ist eine geänderte Einkommensteuererklärung.

Andere Steuerformularangelegenheiten

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, W-2-Formulare mindestens vier Jahre lang aufzubewahren. Arbeitgeber sind auch gesetzlich dazu verpflichtet, ein Einstellungsformular auszufüllen. Mit ausgefüllten EIN-Formularen erhält der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer eine individuelle Arbeitgebersteuer-ID. Diese Steuer-IDs sind erforderlich, wenn Mitarbeiterlöhne und Steuereinbehalte gemeldet werden. Wenden Sie sich an das IRS unter 1-800-829-4933, um ein EIN-Formular zu erhalten.

Empfohlen

Verwalten von Mitarbeiterumfragen in einer feindlichen Arbeitsumgebung
2019
Können Sie mit einem Wordpress-Konto ein Einkommen generieren?
2019
Zugriff auf SIM-Karten in HTC EVOs
2019