Was ist eine Lockbox-Zahlung?

Der Bankensektor verwendet eine Vielzahl von Technologien und Methoden für den Geldumtausch. Lockbox-Zahlungen sind eine alternative Methode, die von Banken zur Verwaltung von Kundenrechnungen und Zahlungsvorgängen verwendet wird. Bei dieser Methode werden täglich elektronische Datenübertragungen und spezielle Datenformatierungen zur Abwicklung von Geldtransaktionen von Kunden verwendet.

Lockbox-Konten

Lockbox-Konten bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kontoaktivitäten an einem zentralen Ort zu koordinieren. Ein Unternehmen richtet bei seiner Bank ein Lockbox-Konto ein. das wiederum wird ein Inkassokonto für eingehende Kundenzahlungen. Sobald ein Unternehmen ein Lockbox-Konto eingerichtet hat, können Kunden ihre Zahlungen an die Lockbox und nicht an das Unternehmen senden. Die Bank wiederum verarbeitet eingehende Zahlungen und übermittelt diese Informationen an das Unternehmen. All dies geschieht durch elektronische Datenübertragung, wobei die Unternehmen täglich aktualisiert werden.

Zahlungsdatenübertragungen

Lockbox-Zahlungsprozesse basieren auf einem System, das als Electronic Data Interchange bekannt ist. Dieses System verwendet strukturierte Daten, um formatierte Nachrichten über elektronische Dateien zu übertragen. Tatsächlich basieren diese Dateien auf Softwareanwendungen, die in Systemnetzwerken zwischen Banken und Unternehmen eingerichtet werden. Durch die Verarbeitung von Zahlungen über Lockbox-Konten können Unternehmen die manuelle Verarbeitung von Zahlungen vermeiden. Zahlungsdatenübertragungen erleichtern Unternehmen zudem die tägliche Abstimmung ihrer Kontoaktivitäten und sorgen für eine zeitnahe Abwicklung eingehender Zahlungen.

Datenübertragungsformate

Die Datenübertragungsformate, die in der Lockbox-Zahlungsabwicklung verwendet werden, folgen einem Standard-Gesamtformat, das vom Bank Administration Institute (BAI) entwickelt wurde. Seit seiner Gründung im Jahr 1924 hat das Bank Administration Institute zwei Standardformate entwickelt, die als BAI und BAI2 bekannt sind. BAI2 ist eine aktualisierte Version des ursprünglichen BAI-Formats, das weniger komplex ist und weniger Operationen durchführt. Datenübertragungsformate übernehmen die eigentlichen Zahlungsverarbeitungsfunktionen sowie das Abgleichen von Konten, die die fällige Zahlung anzeigen. Während Unternehmen häufig Banken verwenden, um Lockbox-Konten einzurichten, können sie auch Drittfirmen oder Datenverarbeitungszentren für die Einrichtung und Verwaltung von Lockbox-Konten zahlen. In jedem Fall müssen die verwendeten Datenübertragungsprozesse dem vom Bankadministrationsinstitut festgelegten Standardformat entsprechen.

Zahlungen und Rechnungen

Bei der Verarbeitung einer Batch-Datei, die aus mehreren Rechnungen und Zahlungen besteht, trennt das BAI2-Format die Zahlungen nach ihren entsprechenden Rechnungen, während das BAI-Format nur den Gesamtbetrag der Rechnung mit dem Gesamtbetrag vergleicht. Bei Zahlungen für ein Unternehmen oder beim Versand einer Zahlungsrechnung verwendet das Electronic Data Interchange-System für jede Vorgangsart einen anderen Code. Zum Beispiel zeigt der Code 820 eine erhaltene Zahlung an, oder er kann eine Zahlungsrechnung mit fälligen Zahlungen generieren. Wenn eine Bank eine Lockbox-Zahlung von einem Kunden des Unternehmens erhält, erhält das Unternehmen einen 823-Code, der die Details der Zahlung des Kunden aufführt.