5 verschiedene Formate der Geschäftskommunikation
Unternehmen nutzen im Allgemeinen mehrere Kommunikationsformate, um eine möglichst große Zielgruppe bei der Übermittlung von Nachrichten zu erreichen. Jedes Kommunikationsformat bietet Vorteile oder Nachteile, abhängig von der zu übermittelnden Nachricht und den Personen, die die Nachricht erhalten. Außerdem können unterschiedliche Kommunikationsformate mehr kosten als andere. Viele kleine Unternehmen sind an den Kosten der Unternehmenskommunikation interessiert, da sie möglicherweise keine großen Kapitalbeträge für Verwaltungsdienste haben. Unternehmen müssen ihre Botschaft sorgfältig anpassen, damit die geringste Verwirrung entsteht, wenn Einzelpersonen die Botschaft erhalten und ihre Bedeutung interpretieren.
Briefe und Memos
Briefe und Memos sind die traditionellste schriftliche Geschäftskommunikation. In der Regel werden Briefe verwendet, um offizielle Geschäftsinformationen anderen Unternehmen, Einzelpersonen oder externen Geschäftsträgern zu präsentieren. Organisationen können Briefe auch dazu verwenden, Geschäftsverträge zu kommunizieren oder berufliche Beziehungen zu anderen Unternehmen im Geschäftsumfeld aufzubauen.
Memos sind in der Regel ein internes schriftliches Kommunikationsformat, mit dem Informationen an Führungskräfte und Mitarbeiter übermittelt werden. In der heutigen Geschäftsumgebung verwenden Unternehmen möglicherweise weniger Memos, insbesondere angesichts der zunehmenden Verwendung von Geschäfts-E-Mails.
Treffen
Meetings bieten Organisationen die Möglichkeit, Informationen in einem persönlichen Format zu übermitteln. Meetings können Manager, Mitarbeiter oder Kunden umfassen. Unternehmen nutzen Meetings, um sicherzustellen, dass in der übermittelten Nachricht wenig oder keine Verwirrung herrscht. Sie ermöglichen es Einzelpersonen, die dem Sprecher zuhören, die Möglichkeit zu haben, Fragen zu stellen oder Feedback zu geben. Dieses Kommunikationsformat kann eher für Unternehmer, Direktoren oder Manager verwendet werden, die sich häufig treffen, um wichtige Geschäftsideen zu besprechen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Kleine Unternehmen können Besprechungen nicht verwenden, wenn sie nur wenige oder keine Mitarbeiter haben.
E-Mail ist eine elektronische Form der schriftlichen Kommunikation. Dieses Kommunikationsformat wurde immer beliebter, da Organisationen die Verwendung von Personalcomputern in ihren Geschäftsabläufen verstärken. E-Mail bietet Unternehmen ein nahezu sofortiges Format für die Übermittlung von Nachrichten oder die Übermittlung von Informationen an Personen innerhalb oder außerhalb der Geschäftsorganisation. Während die geschäftliche Kommunikation per E-Mail in den Anfangsjahren als weniger formal angesehen wurde, haben viele Unternehmen formale E-Mail-Formate für die geschäftliche Kommunikation entwickelt, um ein Standardniveau an Professionalität zu gewährleisten. In kleinen Unternehmen wird häufig E-Mail-Kommunikation verwendet, da dies eine kostengünstige Möglichkeit für die Kontaktaufnahme mit internen und externen Stakeholdern darstellt.
Sozialen Medien
Social-Media-Websites und -Netzwerke haben ein relativ neues Geschäftskommunikationsformat präsentiert. Social-Media-Netzwerke ermöglichen es Organisationen, Websites oder Fan-Seiten zu erstellen und Kunden zu gewinnen. Unternehmen können in der Lage sein, wichtige Unternehmensinformationen über diese Netzwerke zu übermitteln, Einzelpersonen Coupons und andere Preisnachlässe für Produkte anzubieten oder sie zu verwenden, um verschiedene Zielmärkte oder demografische Gruppen auf dem wirtschaftlichen Markt zu erreichen. Während kleine, zu Hause ansässige Unternehmen Social Media nicht für nützlich halten, können etabliertere Unternehmen bessere Social Media-Ergebnisse erzielen.
Online Chat
Online-Chats sind ein relativ neues Feature, das Unternehmen ihren Websites hinzufügen. Chat ermöglicht Organisationen die Nutzung von Personen, die die Website des Unternehmens besuchen, und bietet ein Antwortsystem, das Verbraucher verwenden können, wenn sie Fragen zum Unternehmen oder seinen Produkten haben. Anstatt die Verbraucher nach Kontaktinformationen wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen suchen zu lassen, können Unternehmen auf ihrer Homepage einen Online-Chat-Link verwenden, um die Verbraucher direkt mit einem Kundendienstmitarbeiter zu verbinden.