Buchhaltungssoftware und Business Management
Buchhaltungssoftware ist eine Werkzeugverwaltung, mit der Geschäftsentscheidungen getroffen werden. Das Schöne an Buchhaltungssoftware ist, dass sie Finanzinformationen an einem zentralen Ort speichert. Berichte oder Abfragen können leicht zur Überprüfung und Verwendung durch das Management zusammengestellt werden. Ein Budget kann einfach verwaltet werden, indem Daten in die Buchhaltungssoftware eingegeben und anschließend Berichte oder Abfragen überprüft werden. Buchhaltungssoftware ist oft der beste Freund des Managements.
Funktionalität
Das Management benötigt häufig schnell Informationen, wie beispielsweise Verkäufe für einen Monat, Inventarwerte bestimmter Artikel, Ausgaben und Beträge, die den Lieferanten geschuldet werden. Buchhaltungssoftware muss in der Lage sein, diese Art von Informationen problemlos über Berichte oder Abfragen bereitzustellen. Wenn Sie ein ungewöhnliches oder spezielles Reporting benötigen, fragen Sie Ihren Softwareanbieter danach. Häufig können Berichte an spezifische Anforderungen angepasst werden, was jedoch zusätzliche Kosten verursachen kann. Möglicherweise sind andere Funktionen verfügbar, beispielsweise Bestandskontrollen. Manager müssen die Einschränkungen eines Systems bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware berücksichtigen.
Leistungen
Die größten Vorteile eines Buchhaltungssystems sind die Erhöhung der Geschwindigkeit und die Verringerung von Fehlern. Bei einem manuellen System muss das Management möglicherweise Tage warten, um zu wissen, wie viel in einem Monat verkauft wurde. Mit der Software kann auf die Informationen zugegriffen werden, sobald Daten eingegeben werden. Das Programm führt die meisten Berechnungen und Berichterstellungen durch, minimiert Fehler und macht den Prozess effizient. Das Management kann schnellere Entscheidungen treffen und das Endergebnis verbessern. Dies ist ein großer Vorteil für jedes kleine Unternehmen, bei dem jeder Cent zählt.
Typen
Buchhaltungsprogramme gibt es in vielen Ausführungen. Die Software kann sich nur auf einem Computer oder in einem Netzwerk befinden, in dem viele Personen darauf zugreifen können, wodurch das Risiko eines nicht autorisierten Zugriffs auf Finanzinformationen erhöht wird. Manager können dieses Risiko durch die Verwendung von IDs und Passwörtern verringern. Einige Manager nutzen die "Cloud" für die Verarbeitung von Buchhaltungstransaktionen, und diese Art von Software ist bei Anbietern und "Cloud-Anbietern" verfügbar. Die "Cloud" bezieht sich auf Software und Daten, die außerhalb des Standorts gespeichert und über das Internet abgerufen werden. Beispielsweise bietet Intuit, ein Softwareentwickler und -verkäufer, Online-Buchhaltungssoftware an, wenn Sie sie verwenden und Ihre Daten online speichern, nicht auf Ihrer Festplatte.
Auswirkungen
Die Auswirkungen des Einsatzes einer Buchhaltungssoftware zeigen sich vor allem in der Effizienz und Laufruhe. In vielen Systemen können beispielsweise Bestellungen von Managern mit ihren eigenen Computern genehmigt werden, ohne sich von ihren Stühlen aufrichten zu müssen oder sich mit viel Papierkram zu beschäftigen. Ein weiterer Effekt besteht darin, dass sich die Manager an bestimmte Buchhaltungsberichte gewöhnen, z. B. Berichte über veraltete Forderungen, bei denen die Schuldner nach Betrag und wie lange nachverfolgt werden können. Dieser Bericht fordert Manager in der Regel dazu auf, rasch gegen verspätete Zahler vorzugehen, z. B. die Nichtzahlung von Zahlungen und die Verweigerung von Dienstleistungen für überfällige Kunden, wodurch Verluste minimiert werden.
Überlegungen
Manager sollten über einen Hintergrund im Rechnungswesen verfügen, um die vorgelegten Finanzinformationen verstehen und analysieren zu können. Buchhaltungssoftware wird Buchhaltungswissen nicht ersetzen. Die Manager müssen die Berichte noch überprüfen und entsprechende Fragen stellen. Eine weitere Überlegung für Manager in Bezug auf Buchhaltungssoftware besteht darin, sicherzustellen, dass es ein System von Überprüfungen und Abwägungen gibt, um Fehler, wie z. B. Anzahlumsetzungen, zu erfassen, die bei der Eingabe von Daten in ein beliebiges System auftreten. Das Management kann beispielsweise verlangen, dass Abstimmungen Teil des Rechnungslegungsprozesses sind.