Rückstellungen im Vergleich zu tatsächlichen Werten
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens wissen Sie, wie wichtig es ist, genaue Finanzberichte zu erstellen, indem Einnahmen und Ausgaben während des relevanten Zeitraums abgeglichen werden. Sie wissen zum Beispiel, dass, wenn Sie im April Verbrauchsmaterialien für einen Job kaufen, für die Ihr Kunde erst im Mai bezahlt, Ihre Ausgaben im April höher erscheinen, als sie sollten. Daher sind Sie in dem Abrechnungszeitraum, in dem sie entstanden sind, sorgfältig darauf aus, Ausgaben und Einnahmen zu bilden, unabhängig davon, wann das Geld den Besitzer wechselt. Ihre Rückstellungen basieren häufig auf einer festen Gebühr, z. B. Miete oder einer Bestellung, die Sie noch nicht gebucht haben, sodass Sie den genauen Betrag erhalten können. Es kann jedoch vorkommen, dass der tatsächliche Betrag Ihrer Rückstellung nicht entspricht. Der Umgang mit der Diskrepanz ist selten schwierig.
Über Rückstellungen
Einnahmen und Ausgaben fallen an, indem Sie einen Journaleintrag anstelle des tatsächlichen Verkaufs oder der tatsächlichen Rechnung aufzeichnen. Normalerweise erfolgt dies durch das Verbuchen eines Betrags auf der richtigen Einnahmen- oder Aufwandsrechnung mit der Verrechnung mit einer aufgelaufenen Verbindlichkeit oder einem aufgelaufenen Ertragskonto. Dadurch wird die Aktivität in die Abrechnungsperiode gestellt, in der die Aktivität stattgefunden hat. Wenn Sie bereit sind, die tatsächliche Transaktion zu buchen, z. B. wenn Sie die tatsächliche Rechnung vom Lieferanten erhalten, stornieren Sie normalerweise die Journalbuchung und buchen die tatsächliche Transaktion.
Alternative Rechnungslegungsmethoden
Wenn Sie die Abrechnungsmethode verwenden, machen Sie keine Rückstellungen. Bei der Cash-Methode erfassen Sie die Aktivität, wenn das Geld den Besitzer wechselt. Wenn Sie jedoch ein Inventar führen, verlangt der Internal Revenue Service, dass Sie entweder die Abgrenzungsmethode oder eine Hybridmethode verwenden, bei der Sie die Abgrenzungsmethode für Umsatz und Spesen verwenden. Sie können jedoch die Bargeldmethode für andere Konten verwenden Einnahmen, Gemeinkosten und andere Vermögenswerte.
Rückstellungen aufheben
Die erste Methode zur Erfassung einer Differenz zwischen den aufgelaufenen und den tatsächlichen Beträgen besteht darin, die Abgrenzung des Vormonats im aktuellen Monat zu stornieren. Wenn Ihre Software über die Funktion verfügt und Sie den Buchungsbeleg für die automatische Stornierung gebucht haben, führt Ihr Computer diese Stornierung aus, sobald Sie den vorherigen Monat geschlossen haben. Sie müssen nur den tatsächlichen Betrag der Transaktion buchen.
Es ist auch akzeptabel, die Rückstellung zu belassen und nicht umzukehren. Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, buchen Sie die tatsächliche Transaktion, indem Sie den angefallenen Betrag direkt auf dem passivierten Konto und die Abweichung in der ordnungsgemäßen Erfolgsrechnung oder dem Bilanzkonto verbuchen. Der Nachteil dieser Methode besteht darin, dass sie kein so klares Bild von dem gibt, was geschehen ist, als wenn Sie die Rückstellung vollständig stornieren und die Transaktion vollständig buchen.
Beispiel
Sie haben eine Lieferung von Büromaterial erhalten. Auf der Grundlage Ihrer Bestellung haben Sie den Betrag angesammelt, den Sie nach Schätzungen des Lieferanten in Höhe von 250 USD berechnet haben. Wenn Sie die Rechnung erhalten, stellen Sie fest, dass der Preis einen Sonderpreis für einen Artikel widerspiegelt, der dazu führt, dass die Rechnung um $ 20 niedriger ist als erwartet. Wenn Sie die Rückbuchung stornieren, buchen Sie einfach die tatsächliche Rechnung. Wenn Sie die Rückstellung nicht rückgängig gemacht haben, belaufen sich die Kreditbürovorräte für 20 US-Dollar, die aufgelaufenen Belastungen für 250 US-Dollar und die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen für 230 US-Dollar.
Materialabweichung
In seltenen Fällen können Sie eine Diskrepanz feststellen, die einen wesentlichen Einfluss auf die Finanzberichte Ihres Vormonats hat. Bei den meisten Softwarepaketen können Sie eine frühere Periode wieder öffnen, den Korrektureintrag buchen und dann Ihre Finanzberichte erneut ausführen. Die Wesentlichkeit hängt von der Art und Rentabilität Ihres Unternehmens ab. Wenn Ihr Gesamtgewinn für den Monat beispielsweise 200 US-Dollar betrug, ist eine mit 100 US-Dollar überhöhte Ausgabe wesentlich. Wenn Ihr Gesamtgewinn 12.000 USD betrug, ist die Diskrepanz nicht wesentlich.
Die Wiedereröffnung einer geschlossenen Periode birgt möglicherweise Komplikationen und Verwirrung, insbesondere wenn Sie bereits Finanzberichte verteilt haben und jetzt überarbeitete Exemplare ausstellen müssen. Verwenden Sie diese Korrektur daher nur, wenn dies unbedingt erforderlich ist.