Beispiele für administrative Arbeitsabläufe

Verwaltungsassistenten und andere Büroangestellte übernehmen eine Reihe von Aufgaben, um Manager, Vertriebsteams und andere Mitarbeiter zu unterstützen. Administrative Positionen sind häufig Einstiegsjobs, aber diese Positionen erfordern Mitarbeiter mit viel Liebe zum Detail, die in der Lage sind, schnell neue Dinge zu lernen. Ein Blick auf einige Beispiele für administrative Arbeitsabläufe gibt Aufschluss darüber, wie es ist, in administrativer Funktion zu arbeiten.

Client-Zeitplanung

Verwaltungsassistenten planen häufig Besprechungen für ihre Vorgesetzten und sind dafür verantwortlich, ihre Vorgesetzten über die täglichen Besprechungszeitpläne und andere Kalenderelemente zu informieren.

In einer kurzen Sitzung am Vormittag kann ein Finanzberater seinem Verwaltungsassistenten eine Liste der Kunden geben, die vierteljährlich anwesend sein sollen. Während des ganzen Tages kontaktiert der Assistent die Kunden per Telefon oder E-Mail, um diese Besprechungen zu planen. Die Assistentin notiert dann die Besprechungszeiten im elektronischen Kalender ihres Vorgesetzten. Am Vormittag jeder Besprechung erinnert der Assistent den Finanzberater an die Besprechung und fordert den jeweiligen Kunden zur Bestätigung auf. Wenn Kunden zu Besprechungen ankommen, begrüßt der Assistent sie an der Rezeption und führt sie zurück in einen Besprechungsraum.

Empfangen von Mails

In kleinen Unternehmen fügen Verwaltungsangestellte ihren Aufgabenbeschreibungen häufig Postbearbeitungsaufgaben hinzu, da kleinere Unternehmen in der Regel keine Mitarbeiter in der Poststelle beschäftigen.

Ein Verwaltungsangestellter, beispielsweise eine Empfangsdame, kann täglich ein Postpaket vom Postdienst erhalten. Die Rezeptionistin sortiert jeden Umschlag und jedes Paket nach dem Inhalt, den sie für den Inhalt hält, und öffnet dann die meisten Briefe und Pakete. Die Rezeptionistin kann jedes Dokument in eine elektronische Datenbank scannen und die Originale für einen kurzen Zeitraum aufbewahren, oder sie kann den Inhalt der Post direkt an die entsprechenden Abteilungen oder Personen innerhalb des Unternehmens weiterleiten, wobei sie Junk-Mails verwerfen.

Datenbankwartung

Vertriebsleiter, Finanzberater und andere kundenorientierte Vorgesetzte verlassen sich auf ihre Assistenten, um umfangreiche Datenbanken für das Kundenbeziehungsmanagement zu unterhalten.

In einer Mittagssitzung kann ein Verkaufsleiter seinem Assistenten einen Notizblock mit Notizen aus den Gesprächen des Tages und den Kundenbesuchen überreichen. Der Assistent bringt die Notizen an seinen Schreibtisch und trägt jede Notiz in die entsprechende Datenbank für jeden Kunden ein. Bevor der Manager einen dieser Kunden trifft oder erneut anruft, konsultiert er entweder das CRM, um die Notizen des letzten Anrufs aufzufrischen, oder bittet den Assistenten, ihn mit Hilfe der CRM-Notizen zu informieren. Zu jeder Zeit kann der Manager den Assistenten anrufen, um die Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder andere im Client gespeicherte Informationen von Kunden abzurufen.

Korrespondenz

Die Bearbeitung von Korrespondenz per E-Mail, Telefon oder E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil eines Verwaltungsauftrags. Die Anzahl der Anrufe, die in erfolgreiche kleine Unternehmen eingehen, kann ohne administrative Hilfe zu viel produktiver Zeit für Unternehmer sein.

Ein Verwaltungsangestellter kann einen Brief auf der Grundlage von Notizen verfassen, die er in einem kurzen Treffen mit dem Firmeninhaber gemacht hat, und ihn dann zur Unterschrift auf den Schreibtisch des Inhabers legen. Bevor die Assistentin den unterschriebenen Brief zurückerhält, druckt sie Adressen auf einen Umschlag und bringt eine Briefmarke bei, die sie in einer örtlichen Poststelle mit Firmengeld erworben hat. Nachdem der Brief mit dem Briefumschlag versiegelt wurde, verschickt der Assistent den Brief und notiert das Versanddatum in einer CRM-Datenbank.