Vorteile und Nachteile der Verwendung eines Project Scheduling Tools

Projektplanungstools, auch als Projektverwaltungssoftware bezeichnet, helfen Ihnen, Projekte effizienter zu organisieren und zu verwalten. Es gibt viele verschiedene Arten von Projektmanagement-Tools - einige sind grundlegende Organisatoren, während andere dabei helfen, alle Aspekte eines Projekts zu planen und zu verfolgen. Es gibt viele Vor- und Nachteile von Tools für die Projektplanung, über die Sie nachdenken sollten, bevor Sie entscheiden, ob eine sinnvolle Investition für die Anforderungen Ihres Kleinunternehmens wäre.

Ermöglicht Austauschbarkeit

Einer der Hauptvorteile eines Projektplanungstools besteht darin, dass, sobald alle Projektinformationen, einschließlich Termine und Projektphasen, in die Software eingegeben wurden, das Programm die Benachrichtigungen verwaltet und die Aufgaben für Sie organisiert. Dies kann von großem Vorteil sein, wenn Ihr Hauptprojektleiter das Unternehmen verlässt, da sein Ersatz sehr schnell auf den neuesten Stand gebracht werden kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Projektmanagement-Tool Sie an kleine Details und Elemente erinnert, die leicht übersehen oder vergessen werden können.

Bietet Tracking

Wenn mehrere Mitarbeiter mit einem Collaboration-Tool an einem Projekt arbeiten, können Sie tatsächlich sehen, wer was macht und wann sie es tun. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob jemand ständig Termine einhält, und Ihnen dabei helfen, Ihre Top-Performer zu identifizieren. Während Sie eine Teamatmosphäre fördern möchten, können Projektmanagement-Tools Ihnen dabei helfen, Ihre schwachen Verbindungen herauszufinden.

Kosten

Die Kosten für die Projektmanagementsoftware können je nach Art des von Ihnen gekauften Tools von Vorteil oder Nachteil sein. Projektmanagementsoftware ist auf zwei Arten verfügbar: webbasierte Software und Desktopsoftware. Webbasierte Tools für die Projektplanung, die auch als Software as a Service oder SaaS bezeichnet werden, erfordern keine Vorabinvestitionen wie den Kauf einer Softwarelizenz. Sie können einfach eine monatliche Abonnementgebühr zahlen, die auf der Anzahl der Benutzer basiert. Die Desktop-Software wird auf Ihrem Netzwerkserver oder auf der Festplatte eines einzelnen Benutzers installiert. Es ist eine Lizenzgebühr erforderlich und kann je nach den erforderlichen Funktionen und dem Umfang der Software Hunderttausende von Dollar kosten.

Komplikationen

Einige der Nachteile von Tools zur Projektplanung sind, dass sie dazu neigen, selbst einfache Projekte sehr kompliziert zu machen. Die Software empfiehlt möglicherweise 10 Schritte, aber Sie benötigen nur drei Schritte, um die Aufgabe ordnungsgemäß auszuführen. Sie lassen auch nicht viel Raum für Flexibilität, die in der realen Welt notwendig ist. Projekte haben zwangsläufig Verzögerungen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, und Sie müssen gegebenenfalls Änderungen und Anpassungen vornehmen können.