Prüfschritte für eine Titelfirma

Staatliche Versicherungsaufsichtsbehörden verlangen in der Regel, dass alle Versicherungsgesellschaften die Titel eines jährlichen Compliance-Audits durchführen und einreichen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Titelgesellschaften Treuhand-, Abrechnungs-, Schließungs- und Depottransaktionen genau erfassen und melden. Eine jährliche Prüfungsanforderung ist auch eine proaktive Maßnahme zur Verhinderung des Diebstahls von Escrow- und Titelversicherungen, die üblicherweise mit der Titelversicherung und Schließungsgeschäften verbunden ist. Während die Schritte, die die Prüfer durchführen, denen der Compliance-Prüfungen ähneln, sind die Informationen, auf die sich die Auditteams konzentrieren, spezifisch für den Titel der Versicherungsbranche.

Audit-Ziele

Durch Audits wird festgestellt, ob ein Titelversicherungsunternehmen die gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften einhält. Titelgesellschaften in Virginia müssen sich beispielsweise an die Richtlinien der Virginia State Bar für unautorisierte Rechtspraxis und an die Bestimmungen der State Corporation Commission bezüglich der Abwicklungsagenten halten. Obwohl die Gesetze des Staates häufig variieren, konzentrieren sich die meisten auf Abwicklungs- und Abschlussprozesse, die Hinterlegung von Treuhandkonto und die Versicherung von Versicherungspolicen. Ebenfalls enthalten ist eine gründliche Prüfung der internen Kontrollrichtlinien und Standardarbeitsanweisungen.

Fertig machen

Staatliche Gesetze legen fest, wer befugt ist, das Compliance-Audit durchzuführen. Während dies in den meisten Staaten ein staatlich geprüfter Wirtschaftsprüfer ist, darf derjenige, der die Prüfung durchführt, außerhalb der Prüfung keine Beziehung zu der Titelgesellschaft haben. Diese unabhängige Anforderung von Drittanbietern bedeutet, dass der Auditor vor dem Start zunächst Dokumente wie Handbücher und Geschäftsrichtlinien durchsehen muss, um sich mit den Standardverfahren vertraut zu machen. Zum Beispiel füllen Texas-Prüfer ein Informationsblatt für die Agentur und einen Fragebogen für die Hinterlegung von Treuhandkonto.

Festlegung von Verfahren und Durchführung der Prüfung

Die Ergebnisse der ersten Überprüfung bestimmen den Umfang der Prüfung. Wenn zum Beispiel bei einer ersten Überprüfung schwache interne Kontrollen aufgedeckt werden, wird der Prüfungsprozess eine eingehendere Überprüfung der Richtlinien und Verfahren einschließen sowie umfassendere Prüfverfahren und direkte Beobachtungstätigkeiten. Zu den wesentlichen Tests gehören unter anderem das Transaktionsabgleich, die Berechnung von Prüfpfaden und die Neuberechnung von Beträgen, die in Abschlüssen enthalten sind. Andernfalls können Prüfer den Umfang der Prüfung auf Überprüfungsaktivitäten beschränken, z. B. um sicherzustellen, dass die Bürgschaftsanleihen auf dem neuesten Stand sind und das Unternehmen Abwicklungsfonds in einem unverzinslichen Treuhandkonto unterhält, das von Versicherungs- oder anderen Fonds getrennt ist.

Prüfbericht erstellen

Wie bei jeder anderen Art von Prüfung wird im letzten Schritt ein abschließender Prüfbericht erstellt und übermittelt. Im Gegensatz zu anderen Arten von Audits ist ein Audit-Titel des Unternehmens jedoch keine öffentlichen Informationen. Der Bericht enthält eine Stellungnahme dazu, ob und wie gut die Titelgesellschaft den staatlichen Anforderungen entspricht. Der Bericht weist auch auf Mängel hin, die sich auf Treuhandkonten, interne Kontrollen und Verfahren, Bürgschaftsunterlagen, investierte Treuhandkonten, Betriebskonten, statistische Berichte und Rückzahlungsverfahren beziehen. Die meisten bieten Vorschläge zur Verstärkung der Kontrollen oder zur Durchführung anderer Verbesserungen an und geben an, ob der Prüfer ein Nachprüfungsaudit durchführen muss, sobald das Titelunternehmen etwaige Mängel beseitigt hat.