Bilanzen mit Excel

Um ein erfolgreiches Geschäft zu führen, muss man nicht nur im Büro auftauchen und für seine Produkte oder Dienstleistungen werben. Erfolgreiche Kleinunternehmer wissen, dass es für ein gutes Marketing und eine gute Planung immer wichtig ist zu wissen, wo sich ihr Unternehmen finanziell befindet. Die Kenntnis der aktuellen Finanzlage Ihres Unternehmens hilft Ihnen, Einkommens- und Verkaufsziele festzulegen und die Leistung Ihres Unternehmens zu bewerten. Wenn Sie eine aktuelle Bilanz vorhalten, können Sie genau wissen, wie es Ihrem Unternehmen gerade geht oder sogar, wie es in der Zukunft aussehen könnte. Microsoft Excel-Tabellen sind eine ideale Plattform zum Erstellen und Verwalten von Bilanzen für die interne Analyse oder Planung. Wenn Sie für Ihr Unternehmen aktuelle Finanzinformationen für einen externen Partner bereitstellen müssen, beispielsweise für einen Steuerberater oder einen potenziellen Investor, besteht die Möglichkeit, dass eine Excel-Tabelle das bevorzugte Format für die Daten ist.

Bilanz-Grundlagen

In ihrer einfachsten Form ist eine Bilanz nichts anderes als eine Liste von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten für Ihr Unternehmen. Die Vermögenswerte, die Sie in einer Bilanz aufführen, bestehen in der Regel aus Bargeld, das Ihr Unternehmen zur Verfügung hat, sowie Bankkonten sowie Sachanlagen. In einigen Bilanzen werden auch Forderungen oder sonstige dem Unternehmen geschuldete Beträge als Vermögenswerte aufgeführt. Die in der Bilanz ausgewiesenen Verbindlichkeiten umfassen in der Regel geschuldete Gehälter oder Renten, Mietzahlungen oder Nebenkosten sowie sonstige kurz- und langfristige Verpflichtungen. Nachdem Sie alle Ihre Vermögenswerte und Verbindlichkeiten in der Bilanz aufgeführt haben, können Sie durch das Abziehen des Gesamtbetrags der Verbindlichkeiten von der Summe aller Vermögenswerte einen einigermaßen guten Eindruck von der gesamten finanziellen Stärke oder Schwäche Ihres Unternehmens erhalten. Eine Bilanz, die eine große Anzahl von Vermögenswerten in Bezug auf Verbindlichkeiten zeigt, zeigt normalerweise an, dass das Geschäft stabil und zahlungsfähig ist. Ein Unternehmen, das wesentlich mehr Verbindlichkeiten als Vermögenswerte hat, benötigt möglicherweise externes Investitionskapital oder einen guten Plan, um den Umsatz schnell zu steigern.

Grundelemente einer Excel-Bilanz

Praktisch alle Bilanzen haben ein relativ ähnliches Layoutformat - Vermögenswerte werden in der linken Spalte und Verbindlichkeiten in der rechten Spalte angezeigt. Dies gilt im Allgemeinen unabhängig davon, ob Sie einen Bilanzzeiger erstellen oder in Microsoft Excel erstellen. Wenn Sie mit einer Excel-Tabelle arbeiten, sollten Ihre Aktiv- und Passivabschnitte einige grundlegende Kategorien enthalten. Auf der Aktivseite der Bilanz sollten Sie Abschnitte für Umlauf- und Anlagevermögen enthalten. Das kurzfristige Vermögen umfasst Ihre kurzfristigen Zahlungsmittel, Forderungen, Rechnungsabgrenzungsposten und kurzfristigen Investitionen. Das Anlagevermögen besteht in der Regel aus Grundstücken oder Gebäuden des Unternehmens, Ausrüstungen, langfristigen Investitionen und Einrichtungsgegenständen. Ebenso müssen Sie auf der Passivseite der Bilanz Angaben zu den gegenwärtigen und langfristigen Verpflichtungen machen. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind jetzt oder in naher Zukunft fällige Beträge wie Verbindlichkeiten, Gehälter, kurzfristige Darlehen, derzeit fällige Zahlungen für langfristige Verpflichtungen und geschuldete Steuern. Führen Sie im Abschnitt Langfristige Verbindlichkeiten des Blattes Hypotheken oder andere langfristige Verpflichtungen auf. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Kapitalgesellschaft handelt, sollten Sie der Passivseite der Bilanz auch einen Abschnitt über das Eigenkapital des Anteilinhabers hinzufügen, um die den Anteilinhabern für Kapitalinvestitionen geschuldeten Beträge anzuzeigen.

Verwenden von Formeln und zusätzlichen Arbeitsblättern

Im Allgemeinen bestehen die meisten Bilanzen aus einer einzigen Seite, um den Lesern einen schnellen Überblick darüber zu geben, wo ein Unternehmen finanziell steht. Das Erstellen der Zahlen für eine Bilanz erfordert jedoch in der Regel viel Kalkulation. Beispielsweise geben Sie im Abschnitt Ausrüstung der Spalte Vermögenswerte Ihrer Bilanz einen einzigen Gesamtbetrag für alle Geräte ein, die Ihr Unternehmen besitzt. Diese Summe kann jedoch aus vielen einzelnen Werkzeugen oder Komponentenkosten bestehen. Daher können Sie in der Arbeitsmappe, die die Bilanz enthält, zusätzliche Arbeitsblätter verwenden, um Zwischenseiten für Ihre Kategorien zu erstellen. Formeln in einer Bilanz sind relativ einfach und erfordern im Allgemeinen nichts anderes als die Verwendung der Funktion "Summe" in Excel. Heben Sie mit Ihrer Maus alle Zahlen in einer Unterkategorie hervor und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Summe", um sie alle zusammen hinzuzufügen und eine Summe anzuzeigen. Sie können dann eine einfache Formel vom Typ „= A2 + D2 + F2 + H2“ in einer Zelle verwenden, um alle Summen aus Unterkategorien hinzuzufügen, um die Summe für Ihre Spalte zu ermitteln. Machen Sie dasselbe für die Aktiv- und Passivenspalten in Ihrer Bilanz.

Keine Notwendigkeit, das Rad neu zu erfinden

Die Erstellung einer einfachen Bilanz ist zwar relativ einfach, es besteht jedoch keine Notwendigkeit, dies zu tun. Auf der Microsoft Office-Website und auf zahlreichen anderen Excel-Websites können Sie Bilanzvorlagen für die Verwendung mit Microsoft Excel herunterladen und installieren. Die verfügbaren Bilanzen reichen von sehr einfachen Datenblättern, die nur die grundlegendsten Kategorien für Aktiva und Passiva enthalten, bis zu fortgeschrittenen Blättern, die detaillierte Kategorien für Abschreibungen, einbehaltene Gewinne und zweifelhafte oder nicht einbringbare Beträge enthalten. Mit Excel 2010 können Sie eine Bilanzvorlage von der Office.com-Website herunterladen. Klicken Sie dazu einfach auf "Datei", dann auf "Neu" in der Multifunktionsleiste und geben Sie "Bilanz" in das Suchfeld im Fenster "Verfügbare Vorlagen" ein. Excel stellt dann eine Verbindung mit der Office-Vorlagensite her und zeigt Ihnen viele von Microsoft und von Benutzern erstellte Vorlagen an, die Sie herunterladen und sofort verwenden können.