Tipps für geschäftliche E-Mail-Etikette

E-Mail hat den Kontakt mit Kunden und Kollegen einfacher gemacht. Aber manchmal schneller und einfacher führt zu weniger Professionalität. E-Mails werden zu oft so geschrieben, als wäre es eine Konversation anstelle eines Briefes. Während das Unternehmen mit seinen Kontakten in Kontakt bleiben möchte, muss es die gleiche Professionalität nutzen, die es wäre, wenn es einen Brief in Papierform mit herkömmlicher Post verschicken würde.

Richtige Adressierung und Anrede

Geben Sie in der Betreffzeile den Zweck der E-Mail an, damit der Empfänger weiß, worum es sich bei der E-Mail handelt. Öffnen Sie Ihren Brief mit dem vollständigen Namen des Empfängers und dem Suffix wie John Smith oder Dr. Jan Smith. Die Verwendung des Personennamens zeigt Respekt und Professionalität. Fügen Sie auch eine Anrede wie "Dear" hinzu. Beenden Sie Ihre E-Mail mit "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" und fügen Sie Ihre Signaturdatei bei. Die Signaturdatei enthält Ihren vollständigen Namen, Titel und Firmennamen. Sie können Ihre E-Mail- oder Website-Adresse angeben, die Signaturdatei sollte jedoch nicht mehr als fünf Zeilen umfassen.

Sprache und Formatierung

Vermeiden Sie die Verwendung von Umgangssprache, Textsprache wie LOL und anderen Formen der Kommunikation, die als informell gelten. Schreiben Sie vollständige, klare und prägnante Sätze mit aktiven Verben. Halten Sie Ihren Brief auf den Punkt. Der Zweck von E-Mails besteht darin, dass sie schnell ist. Sie sollten den Leser also nicht mit Informationen belasten, die er nicht benötigt. Verwenden Sie zum Schreiben des Briefs Klartext und vermeiden Sie die Verwendung spezieller Formatierungen oder Schriftarten, da nicht alle E-Mail-Programme ihn korrekt anzeigen können. Fügen Sie keine Anhänge hinzu, ohne zu prüfen, ob dies beim Empfänger in Ordnung ist.

Rechtschreibung und Grammatik

Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden durch. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung, verlassen Sie sich jedoch nicht darauf, um jeden Fehler zu beheben. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre eigenen Schreibfehler zu finden, bitten Sie einen Kollegen, den Brief für Sie zu prüfen. Suchen Sie nach Grammatik- und Syntaxfehlern. Es kann hilfreich sein, den Brief vorzulesen, um sicherzustellen, dass er richtig fließt.