Beschaffungspolitik für Unternehmen
Eine Beschaffungsrichtlinie für Unternehmen enthält Richtlinien für Einkäufer, Abteilungsleiter und Mitarbeiter eines kleinen Unternehmens. Eine Beschaffungsrichtlinie hilft sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen effizient einkaufen und bei seinen Lieferanten ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen kann. Ein effizienter Einkauf kann Geld sparen und einen wichtigen Beitrag zur Rentabilität leisten.
Behörde
Eine Beschaffungsrichtlinie listet die Personen in einem Unternehmen auf, die befugt sind, Verbrauchsmaterialien für das Unternehmen zu erwerben. In den frühen Stadien Ihres Unternehmens können Sie die Verantwortung für alle Einkäufe übernehmen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie den Einkauf an bestimmte Mitarbeiter delegieren oder jedem Mitarbeiter gestatten, Waren bis zu einem bestimmten Wert zu erwerben. Informelle Vereinbarungen können zu ineffizientem Einkauf oder zu Verschwendung durch Doppelbestellungen führen. Durch die Einrichtung einer formellen Beschaffungsstruktur können namentlich genannte Personen die Verantwortung dafür übernehmen, dass sie effizient einkaufen und bei Lieferanten ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen.
Kauflimits
Die Richtlinie legt die Ausgabengrenzen für Mitarbeiter oder Manager fest, die zum Kauf berechtigt sind. Ihr Unternehmen kann es Abteilungsleitern gestatten, preiswerte Verbrauchsmaterialien wie Schreibwaren oder Bürobedarf bis zu einem bestimmten Wert zu erwerben, ohne eine Genehmigung einholen zu müssen. Wenn Sie Einkaufsleiter ernennen, können Sie ihnen gestatten, Einkäufe bis zu einem vereinbarten Wert zu tätigen, ohne weitere Genehmigung einzuholen. Für Einkäufe, die das vereinbarte Limit überschreiten, oder für Einkäufe von Ausrüstungen, die Kapitalanlagen darstellen, sollten Sie verlangen, dass Käufer die Genehmigung von Ihnen oder Ihrem Verwaltungsrat einholen.
Bevorzugte Lieferanten
In einer Beschaffungsrichtlinie können die Namen der bevorzugten Lieferanten für bestimmte Produkttypen angegeben werden. Bevorzugte Lieferanten sind Unternehmen, die nachweisen, dass sie Lieferungen liefern können, die Ihren Qualitätsstandards zu wettbewerbsfähigen Preisen entsprechen. Die Verwendung von Vorzugslieferanten vereinfacht den Kaufvorgang, da Sie sich nicht an verschiedene Lieferanten wenden und deren Angebote bewerten müssen.
Lieferantenauswahl
Wenn Ihr Unternehmen keine bevorzugten Lieferanten für bestimmte Produkte oder Lieferungen hat, müssen Sie die Kriterien für die Auswahl der Lieferanten in der Beschaffungsrichtlinie festlegen. Normalerweise bittet ein Käufer, der einen neuen Lieferanten sucht, drei Unternehmen, Angebote oder Angebote einzureichen. Ihre Beschaffungsrichtlinie muss angeben, ob die Auswahl des Lieferanten auf der Produktqualität, der Einhaltung von Lieferterminen, dem Preis, der Verfügbarkeit des Kundendienstes oder einer Kombination dieser Faktoren basiert. Die Kriterien variieren je nach Art des Kaufs. Für eine kritische komplexe Komponente zum Beispiel ist Qualität wahrscheinlich der wichtigste Faktor. Der Preis ist wahrscheinlich der entscheidende Faktor, wenn Sie Waren wie Schreibwaren kaufen.
Ethische Überlegungen
Für immer mehr Unternehmen spielen ethische Überlegungen eine wichtige Rolle bei der Kaufentscheidung. Ihre Beschaffungspolitik kann daher angeben, dass Ihr Unternehmen nur mit Lieferanten zusammenarbeitet, die eine anerkannte Umweltpolitik oder eine veröffentlichte Sorgfaltspflicht gegenüber ihren Mitarbeitern haben. In den Richtlinien kann festgelegt sein, dass Ihr Unternehmen die Räumlichkeiten des Lieferanten inspiziert, um sicherzustellen, dass faire Arbeitsbedingungen herrschen.