So führen Sie eine Bestandsaufnahme von Büromaterial durch
Höchstwahrscheinlich führt Ihr Unternehmen eine Auswahl an Büromaterialien für die Mitarbeiter, was bedeutet, dass Sie eine ständig aktualisierte Liste von Inventar verwalten müssen, die innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums gekauft und verwendet wurde. Ein genaues Inventar dient einem zweifachen Zweck: Es sorgt dafür, dass Ihrem Unternehmen nicht mehr ausreichend Büromaterial zur Verfügung steht, und ermöglicht Ihnen die ordnungsgemäße Erfassung von Einkäufen von Bürobedarf als Vermögenswerte oder Verbindlichkeiten im Rahmen des abgegrenzten Buchführungssystems.
Eine genaue Bestandsaufnahme durchführen
Schritt 1: Bereiten Sie ein Inventarprotokoll vor
Besuchen Sie den Vorratsschrank Ihres Unternehmens mit einem Inventarprotokoll, um die aktuell verfügbaren Verbrauchsmaterialien aufzuzeichnen. Wenn Ihr Unternehmen Bestandsaufzeichnungen für Büromaterialien in einer Tabelle oder einer Textverarbeitungstabelle führen möchte, bringen Sie einen Laptop oder Tablet mit, um die Dateneingabe zu beschleunigen.
Schritt 2: Gruppieren von Zubehör nach Typ oder Ort
Trennen Sie die Verbrauchsmaterialien in verwandte Gruppen wie Schreibgeräte, Kopierpapier, Notizbücher, Desktop-Artikel und Archivierungsmaterial. Das Trennen von Verbrauchsmaterialien anhand ihrer Produktnummern oder UPC-Codes ist auch eine Option, wenn Ihr Unternehmen mehrere Cachespeicher für Bürobedarf verwaltet. Ein größeres Unternehmen, das Lieferungen in mehreren Abteilungen einsetzt, zieht möglicherweise einen detaillierteren Ansatz für die Verwaltung der Lieferungen vor, aber für die meisten kleinen Unternehmen sind allgemeine Kategorien ausreichend.
Schritt 3: Führen Sie eine Artikelzählung aus
Geben Sie die Kategorie des Artikels oder die Artikelnummer in Ihr Inventarprotokoll ein. Notieren Sie die Anzahl der aktuell verfügbaren Einheiten in einer benachbarten Spalte.
Schritt 4: Bestimmen Sie die Nachbestellmengen
Bestimmen Sie den Nachbestellungsgrad für jeden Artikel, indem Sie ermitteln, wie schnell Ihr Unternehmen das Produkt verbraucht und wie schnell das Produkt ersetzt werden kann. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise drei Kartons Kopierpapier pro Woche verbraucht und es eine Woche dauert, bis Sie eine neue Sendung Kopierpapier von Ihrem Lieferanten erhalten, sollte Ihre Nachbestellung erfolgen, wenn Ihr Kopierpapierbestand auf vier bis sechs Kartons sinkt. Das Umordnen von Verbrauchsmaterial, bevor Ihr Inventar einen kritisch niedrigen Wert erreicht, ist ein Zeitpolster für den Fall, dass Ihr Papierverbrauch ansteigt oder eine Verzögerung bei der Lieferung auftritt. Fügen Sie Ihrem Protokoll eine Notiz hinzu, in der die Nachbestellungsstufe für jedes Element angegeben wird.
Schritt 5: Bestandskäufe aufzeichnen
Zeichnen Sie neue Bürobedarfs-Einkäufe auf.
Buchhaltung für Inventar
Schritt 1: Aktualisieren Sie das Firmenbuch
Notieren Sie den Gesamtwert eines Bürobedarfs in Ihrem Unternehmensbuch als Anlage. Wenn die Lieferungen noch nicht in Anspruch genommen wurden, werden sie im Rahmen eines periodengerechten Buchführungssystems als Vermögenswerte betrachtet. Wenn in Ihrer Bestandsspalte bereits ein Eintrag für Bürobedarf vorhanden ist, addieren Sie die Kosten der neuen Einkäufe zur vorhandenen Gesamtsumme.
Schritt 2: Führen Sie regelmäßige Inventurprüfungen durch
Besuchen Sie am Ende eines Abrechnungszeitraums den Vorratsschrank des Unternehmens und führen Sie eine Bestandsüberprüfung durch. Vergleichen Sie die derzeit verfügbaren Einheiten für jede Artikelnummer oder Kategorie mit den in Ihrem Inventarprotokoll eingetragenen Summen.
Schritt 3: Aktualisieren Sie das Inventarprotokoll
Geben Sie Ihre neuen Summen für jedes Inventarelement oder jede Kategorie in Ihrem Protokoll ein.
Schritt 4: Stückkosten berechnen
Multiplizieren Sie die Stückkosten eines Artikels, die verbraucht werden, mit der Gesamtzahl der Einheiten, die zum Erreichen der Gesamtbestandskosten für diesen Artikel oder diese Kategorie verbraucht wurden. Wenn Stifte beispielsweise 10 US-Dollar pro Einheit kosten und 12 Einheiten verbraucht wurden, betragen die Gesamtbestandskosten für den Artikel 120 US-Dollar.
Schritt 5: Berechnen Sie den Gesamtinventaraufwand
Addieren Sie die Summe Ihrer Einzelposten, um die Gesamtkosten für Bürobedarf für den Abrechnungszeitraum zu ermitteln. Diese Summe ist der kumulierte Wert der Büromaterialien, die in der aktuellen Periode in Ihrem Unternehmen verbraucht wurden.
Schritt 6: Aktualisieren Sie die Bücher
Ziehen Sie den Bürobedarfsaufwand für den aktuellen Abrechnungszeitraum von der Erfassung Ihres Bürobedarfsvermögens im Unternehmensbuch ab. Hinterlassen Sie einen Journaleintrag, der die Entfernung von Geldern erläutert. Zum Beispiel: "Entfernen von Büromaterialkosten für Januar". Geben Sie den gesamten Versorgungsaufwand für den Abrechnungszeitraum in den Passivabschnitt Ihres Ledgers ein.
Spitze
Durch die konsequente Erfassung Ihrer Einkäufe für Bürobedarf und die regelmäßige Aktualisierung Ihres Inventarprotokolls wird die Vorbereitung auf die Einkommensteuer auf ein Minimum reduziert, da Sie keine Bestandskäufe und Nutzungsanpassungen im Wert von einem Jahr berücksichtigen müssen. Stattdessen müssen Sie lediglich Ihr Ledger aktualisieren, um die Gesamtjahreszahlen zu berücksichtigen. Verwalten Sie immer genügend Büromaterial im Inventar, um Ihr Büro für mindestens eine Woche zu erhalten.
Führen Sie eine wöchentliche Bestandsüberprüfung für vier Wochen durch und ermitteln Sie die durchschnittliche Anzahl der pro Woche verbrauchten Einheiten für jeden Artikel im Vorratsschrank Ihres Unternehmens. Diese Zahlen werden zu Ihrem durchschnittlichen wöchentlichen Verbrauch oder Nachbestellwert für ein Büromaterial. Bestellen Sie Verbrauchsmaterial neu, wenn sich Ihre Anzahl der auf Lager befindlichen Artikel Ihrem wöchentlichen Verbrauchsniveau nähert.