Wie lange sollte eine LLC Corporation die Bankunterlagen aufbewahren?

Geschäftsunterlagen sind eine wichtige Aufgabe jedes Geschäftsinhabers. Sie können nicht jedes Geschäftsdokument auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Ihre Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann jedoch in finanzielle Schwierigkeiten geraten, wenn sie nicht die Einnahmen und Ausgaben stützen kann, die in den Einkommensteuererklärungen des Bundes geltend gemacht werden. Bankunterlagen wie monatliche Kontoauszüge und stornierte Schecks sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, wie Sie verpflichtet sind, auf Fragen des Internal Revenue Service über die Geschäftstätigkeit in diesem Jahr zu antworten.

Allgemeine Aufzeichnungen

Ihre LLC unterliegt den Gesetzen des Staates, in dem Sie ihre Satzung eingereicht haben. Nach den Gesetzen des Staates sind die Gesellschaften verpflichtet, grundlegende Aufzeichnungen über die Gründung, den Besitz, die Einnahmen und Ausgaben zu führen, aber der IRS verursacht eine Belastung der Aufzeichnungen, die die größten Konsequenzen hat, wenn die LLC nicht die erforderlichen Belege vorlegt. Die IRS schreibt vor, dass alle Steuerpflichtigen angemessene Aufzeichnungen über die jährlichen Einnahmen und Ausgaben führen müssen, um die eingereichten Steuererklärungen zu unterstützen, obwohl die Agentur nicht die Art der Aufzeichnungen festlegt, die ein Unternehmen führen muss. Ein Unternehmen kann Aufzeichnungen führen, die die in seiner Steuererklärung enthaltenen Informationen ausreichend belegen.

Bankunterlagen

Die Verwendung von Bankunterlagen ist eine der einfachsten Methoden, um Einnahmen und Ausgaben zu belegen. Faustregel lautet daher, Monatsabrechnungen, Einzahlungsscheine, stornierte Schecks und jährliche Zusammenfassungen mit hoher Priorität zu behandeln. Monatliche Kontoauszüge werden in der Regel dazu verwendet, das Rechnungswesen eines LLC mit dem Bankkonto des Unternehmens abzugleichen. Die Kontoauszüge sind daher sowohl für die interne Revision als auch für steuerliche Zwecke von Bedeutung.

IRS-Empfehlungen

Der IRS empfiehlt den Geschäftsinhabern, Dokumente aufzubewahren, die eine Steuererklärung unterstützen, bis die Verjährungsfrist für die Beantragung einer Agentur für diese Steuer abgelaufen ist. Die Verjährungsfrist ist der Zeitraum, in dem die LLC ihre Steuererklärung ändern kann oder der IRS zusätzliche Steuern festsetzen kann. Unter normalen Umständen beträgt die Verjährungsfrist drei Jahre; Wenn das Unternehmen jedoch keine Einnahmen von mindestens 25 Prozent des in der Rendite ausgewiesenen Bruttoeinkommens meldet, schlägt die Agentur vor, die Dokumentation für sechs Jahre aufzubewahren. Wenn das Unternehmen einen Forderungsabzug geltend macht - was viele Einzelhandelsunternehmen tun -, schlägt die Agentur vor, die Aufzeichnungen sieben Jahre lang aufzubewahren. Für ein LLC ist es am sinnvollsten, Bankunterlagen mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren, um sich gegen ein normales IRS-Szenario zu schützen. Es ist jedoch auch sinnvoll, die Bankunterlagen nur drei Jahre lang aufzubewahren, wenn das Unternehmen finanziell unkompliziert ist.

Andere Überlegungen

Ohne strenge Regeln für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen muss jedes Unternehmen eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen implementieren, um seine Anforderungen zu erfüllen. Die IRS ist nicht der einzige Faktor, der bei der Entscheidung, wie lange die Bankunterlagen aufbewahrt werden, zu berücksichtigen ist. Bestimmte Aufzeichnungen können für den Fall, dass eine Klage eingereicht wird, rechtliche Bedeutung haben. Möglicherweise möchte das Unternehmen Bankunterlagen von einem bestimmten Jahr an aufbewahren, bis die Verjährungsfrist einer möglichen Klage gegen das Unternehmen abgelaufen ist - in der Regel 7 bis 10 Jahre.