So erstellen Sie Excel-Berichte

Jetzt, da Sie Microsoft Excel als Teil Ihrer Belegschaft haben, ist es jetzt an der Zeit, die Spreadsheet-Software zum Laufen zu bringen. Was einst eine einfache Sammlung von blauen, durch Linien unterteilten Zellen in einem Raster war, ist jetzt eine riesige Sammlung von Vorlagen mit Berichten, die Sie für jeden Bereich Ihres Unternehmens maximieren können. Wenn Sie bereit sind, Ihre Daten auf den Bildschirm zu übertragen, lassen Sie Excel die gesamte Einrichtung durchführen. Mit Berichten können Sie herausfinden, was diese Daten tatsächlich bedeuten. Passen Sie einen der in Excel enthaltenen Berichte mit wenigen Klicks an.

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Starten Sie Excel 2013. Überprüfen Sie den Hauptbildschirm mit einer Auswahl der am häufigsten verwendeten Vorlagen, z. B. „Vierteljährlicher Umsatzbericht“, „Verkaufspipeline“ und „Darlehensvergleichsrechner“. Wenn keine dieser Anforderungen in Frage kommt, geben Sie „Bericht“ ein das Suchfeld und klicken Sie auf die Lupe. Blättern Sie durch die Optionen auf der rechten Seite des Bildschirms unter „Kategorie“, z. B. „Statusbericht“ oder „Finanzen - Rechnungswesen“.

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Doppelklicken Sie auf eine Kategorie, und der Hauptbildschirm wird mit den verfügbaren Vorlagen geöffnet. Blättern Sie durch die Vorlagen und suchen Sie nach einer Vorlage, die am besten zu Ihren Berichtsplänen passt. Beachten Sie dabei, dass alle Elemente veränderbar und anpassbar sind. Klicken Sie beispielsweise auf die Berichtskategorie „Analyse“ und blättern Sie durch die 37 Vorlagen, z. B. „Bericht zur Rechnungsalterung“, „Versicherungsschutzbericht“ und „Wissensverwaltungsbericht“. Doppelklicken Sie auf einen Bericht und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ um es in Excel zu generieren.

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Überprüfen Sie den Inhalt des Berichts, der einige Dummy-Daten enthält. Dies gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was Sie ändern möchten. Speichern Sie die Datei, indem Sie auf "Datei" und anschließend auf "Speichern unter" klicken, einen Namen vergeben und den Speicherort auf Ihrem Computer auswählen.

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Markieren Sie den Text des Titels des Berichts, normalerweise oben in der Vorlage. Geben Sie den Text mit Ihrem eigenen Text ein. Überspringen Sie diesen und ähnliche Schritte, um den Standardtext unverändert zu lassen.

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Klicken Sie in die einzelnen Zellen des Berichts, um die Daten einzugeben. Wenn Sie beispielsweise einen nach Monaten gegliederten Jahresbericht geöffnet haben, werden die Vorlagen normalerweise von Januar bis Dezember ausgeführt. Möglicherweise möchten Sie einen Finanzbericht starten, der im Juli beginnt und bis Juni läuft. Passen Sie den Zellentext daher nach Bedarf an.

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Klicken Sie in eine Zelle im Raster und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie, bis mehrere Zellen neben oder unter und über einander hervorgehoben sind. Drücken Sie die Taste "Löschen". Dies hilft Ihnen, viele vorgefüllte Daten mit einem einzigen Klick zu entfernen.

7.

Ändern Sie den Kopfzeilentext, den Kategorietext unten im Bericht, z. B. „Signiert von“ oder „Genehmigt von“ und alle anderen Optionen im Bericht.

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Fügen Sie ggf. einen anderen Text hinzu oder ändern Sie ihn. Dies hängt von der ausgewählten Berichtsvorlage ab. Wenn Sie eine Zeile oder Spalte hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, wählen Sie „Einfügen“, klicken Sie auf das Optionsfeld „Ganze Zeile“ oder „Spalte eingeben“ und klicken Sie auf „OK“.

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Markieren Sie die zu formatierenden Zellen, was beim Trennen von Spalten- oder Zeilenköpfen oder einzelnen Zellen hilfreich sein kann. Sie können auch auf eine Spalten- oder Zeilenkopfzeile klicken, um das gesamte Objekt hervorzuheben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den hervorgehobenen Bereich und wählen Sie "Zellen formatieren". Wenn sich ein Popup mit demselben Namen öffnet, klicken Sie auf die Registerkarte "Füllen". Wählen Sie eine kleine farbige Box zum Schattieren. Sie können auch auf die Registerkarte „Rand“ klicken und die Begrenzung über dasselbe Fenster anwenden. Klicken Sie auf "OK", um zum Raster zurückzukehren.

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Fügen Sie ein Logo hinzu, indem Sie auf die Registerkarte "Einfügen" und anschließend auf die Schaltfläche "Bilder" klicken. Navigieren Sie zu der Datei, doppelklicken Sie darauf und ziehen Sie sie an die entsprechende Stelle im Bericht (z. B. eine obere Ecke). Auf diese Weise fügen Sie dem Bericht auch elektronische Signatur-Grafikdateien sowie andere Bilder wie Diagramme oder Fotos hinzu.

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Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und speichern Sie das Dokument unter demselben Namen erneut.

Spitze

• Es kann hilfreich sein, ein Brainstorming durchzuführen, welche Art von Bericht und welche Daten Sie einschließen möchten, bevor Sie mit der Arbeit in Excel beginnen. Excel kann Ihnen sicherlich einige Ideen geben, aber Sie fühlen sich möglicherweise mit den verfügbaren Optionen überfordert, wenn Sie einfach das Programm öffnen und als offenes Fenster beginnen.

Warnung

• Diese Anweisungen gelten ausschließlich für Excel 2013. Andere Versionen der Software können einige Unterschiede aufweisen. In Excel 2010 wird die Vorlagensuche beispielsweise etwas anders ausgeführt, wobei sich auf der rechten Seite keine Kategoriespalte befindet.