So verwalten Sie zu viele E-Mails

Ein vollständiger E-Mail-Posteingang ist ein Problem, das sich schnell verschärfen kann, wenn Sie täglich viele neue Nachrichten erhalten. Nach kurzer Zeit stellen Sie fest, dass Ihr Posteingang Hunderte von Nachrichten enthält und Sie sich nicht erinnern können, welche der dringendsten sind. Um Ihren E-Mail-Posteingang effektiv zu verwalten, reduzieren Sie das Volumen eingehender Nachrichten, erstellen Sie ein effizientes Ablagesystem und bitten Sie die Personen, die mit Ihnen kommunizieren, ihre Nachrichten produktiver zu gestalten.

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Aktivieren Sie den Spam-Schutz in Ihrem E-Mail-Client, um das Volumen unerwünschter Nachrichten zu reduzieren. Klicken Sie in Microsoft Outlook 2010 oben im Fenster auf die Registerkarte "Startseite". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Junk" und dann auf "Junk-E-Mail-Optionen". Klicken Sie oben im Fenster auf die Registerkarte "Optionen" und dann auf "Niedrig", "Hoch" oder "Nur sichere Listen", um die Schutzstufe anzupassen. Die meisten E-Mail-Programme und -Dienste bieten einen gewissen Spam-Schutz.

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Markieren Sie wichtige Nachrichten. E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook geben Ihnen die Möglichkeit, Nachrichten mit farbigen Markierungen zu kennzeichnen. Dadurch werden die wichtigsten Nachrichten in einem Posteingang mit vielen Nachrichten hervorgehoben.

3.

Ordner erstellen Wenn Sie alle Ihre Nachrichten in Ihrem Posteingang speichern, können Sie wichtige Nachrichten leicht verpassen oder diejenigen vergessen, die Sie gelesen haben und die Sie noch beantworten müssen. Einige nützliche E-Mail-Ordner-Schemas umfassen das Erstellen eines Ordners für jeden Absender, Ordner für laufende Projekte bei der Arbeit und Ordner für Nachrichten, auf die Sie so schnell wie möglich antworten müssen.

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Schreiben Sie kurze Antworten. Sie können die wichtigsten Elemente Ihrer Antwort oft in wenigen Wörtern oder Sätzen und nicht in einer ganzen Seite ausdrücken. Kurze Kommunikation lässt Ihre Nachricht weniger interpretierbar, stellt sicher, dass die wichtigsten Teile nicht übersehen werden, und ermutigt andere, kurze Nachrichten an Sie zu senden.

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Bitten Sie Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit, ihre Nachrichten effizienter zu strukturieren, indem Sie beschreibende Betreffs hinzufügen und bei der Antwort frühere Nachrichten zusammenfassen oder zitieren. Bitten Sie sie außerdem, das Carbon Copy-Feld nur zu verwenden, wenn ein Dritter unbedingt eine Kopie erhalten muss. Durch diese Schritte wird das Gesamtvolumen der Nachrichten reduziert und der Zeitaufwand für das Beantworten von Nachrichten verringert.

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Lesen und beantworten Sie Nachrichten einmal pro Tag, wenn Sie feststellen, dass die E-Mail Sie vor wichtigen Pflichten schützt. Verarbeiten Sie zuerst die wichtigsten Nachrichten und anschließend so viele andere Nachrichten, wie Sie Zeit dafür haben. Wenn Sie keine Zeit mehr haben, hören Sie auf. Die weniger wichtigen Nachrichten können warten.

7.

Erstellen Sie einen "Archiv" -Ordner für sehr alte Nachrichten, die Sie wahrscheinlich nicht noch einmal lesen werden. So können Sie die Nachrichten bei Bedarf finden und verhindern, dass neuere Nachrichten schwer zu finden sind.