So verfolgen Sie das mit Excel bezahlte und bezahlte Geld

Viele kleine Unternehmen benötigen ein System zur Verfolgung von Vertrags- oder Projektforderungen. Kunden können im Laufe der Zeit oder zu unterschiedlichen Meilensteinen bezahlen. Daher müssen Unternehmen über ein zuverlässiges System zur Nachverfolgung von Einnahmen verfügen. Zum Beispiel könnte ein freiberuflicher Autor das geschuldete Geld für ein großes, in Phasen abgeschlossenes Copywriting-Projekt nachverfolgen. Excel ist ein leistungsfähiges Programm, das über einen beliebigen Zeitraum geschuldete und bezahlte Gelder nachverfolgen kann.

Verwenden von Excel-Kalkulationstabellen

Eine Excel-Tabelle enthält anpassbare Spalten und Zeilen. Geben Sie im Allgemeinen ein paar Zeilen Platz, um Titelinformationen und Zusammenfassungsabschnitte hinzuzufügen, in denen das Geld beschrieben wird. Zum Beispiel könnte der Titel den Namen des Unternehmens enthalten, das das Geld schuldet, und zu welchem ​​Zweck: Zeile 1, Spalte A könnte den Titel "Firma XYZ; 10.000 Wörter" tragen.

Jede Spalte wird durch einen Buchstaben definiert, und die Zeile wird durch eine Nummer definiert, sodass jede Zelle eine bestimmte Adresse hat. Beginnen Sie für dieses Beispiel in Zelle A4. Verwenden Sie diese Zeile, um Ihre Spaltendaten zu definieren. Übertragen Sie die Spalten: Spalte A, "Eingang der Zahlung"; Spalte B "bezahlter Betrag"; und Spalte C "Laufende Summe".

Wenn Sie mit Excel noch nicht vertraut sind, benennen Sie die Spalte einfach durch Klicken auf die Zelle, der Sie Informationen hinzufügen möchten, und geben Sie sie ein. Möglicherweise stellen Sie fest, dass die Größe der Spalten nicht korrekt ist und ein Teil der Daten ausgeblendet wird. Ändern Sie die Größe der Spalten, indem Sie die Spalte oben in der Kalkulationstabelle auswählen und den Cursor an den Spaltenrand ausrichten. Klicken Sie und bewegen Sie den Cursor nach rechts, um die Spalte zu erweitern. Wiederholen Sie dies für alle gewünschten Spalten.

Erstellen Sie den Abschnitt für die laufende Summe

Geben Sie in die Anfangsdaten unter den Spaltenüberschriften in Zeile 5 ein. Dazu gehören das Datum des Vertrags und der Gesamtbetrag der für die Arbeit geschuldeten Beträge. Angenommen, der Projektvertrag wurde am 8. Juni 2017 für 5.000 US-Dollar unterzeichnet. Geben Sie in Zelle A5 das Datum des Vertrags ein: "6/8/2017". Da noch kein Geld bezahlt wurde, geben Sie in Zelle B5 "$ 0" ein. Geben Sie die geschuldete Summe, in diesem Beispiel "5.000 USD", in Zelle C5 die Spalte "Gesamtsumme" ein.

Bis zu diesem Punkt dient die Excel-Tabelle nur zur Information. Als nächstes wandeln Sie diese Informationen in eine tatsächliche Tabelle um. Wählen Sie die erste eingegebene Zelle aus. In diesem Beispiel handelt es sich um Zelle A4, "Eingang der Zahlung". Verwenden Sie das Menü Einfügen oben auf der Seite und wählen Sie Tabelle. (Oder das Tabellenmenü und klicken Sie auf das gewünschte Aussehen.) Excel füllt die verwendeten Zellen in Zeile 4 automatisch in dunkelblau und die gefüllten Zellen in Zeile 5 hellblau. (Beachten Sie, dass verschiedene Versionen von Excel möglicherweise etwas unterschiedliche Verfahren zum Einfügen der Tabelle haben. Formeln funktionieren auch ohne Umwandlung der Informationen in eine Tabelle.)

Beginnen Sie mit der Eingabe von Zahlungen

Verwenden Sie Zeile 6 und darüber, um Zahlungen einzugeben und zu verfolgen. Angenommen, die erste Zahlung wurde am 1. Juli 2017 für 100 US-Dollar geleistet. Geben Sie das Datum in Zelle A6 ein: "7/1/2017." Geben Sie dann "$ 100" in Zelle B6 ein. Die Zahlung von 100 US-Dollar muss von den ursprünglich geschuldeten 5.000 US-Dollar abgezogen werden. Geben Sie "= C5-B6" in Zelle C6 ein, die die Spalte "Gesamtlaufzeit" ist, und drücken Sie die Eingabetaste. Die Gleichung berechnet automatisch den neuen Betrag in Zelle C6: 4.900 $.

Spitze

• (B6 oder [bezahlter Betrag] können austauschbar verwendet werden).

Die Tabelle hat die Möglichkeit, diese Gleichung unendlich zu erweitern, indem Sie die Zelle ganz rechts unten nach unten ziehen. In diesem Fall ist die Zelle ganz rechts C6, für die bereits 4.900 US-Dollar eingegeben wurden. In der rechten unteren Ecke von C6 in der Tabelle wird ein kleines Kästchen "Griff" angezeigt. Dies ist der Ort zum Greifen und Ziehen. Die Tabelle wird so weit nach unten gezogen, wie Sie sie ziehen. Abwechselnd helle und dunkle blaue Reihen sorgen für eine einfachere Anzeige.

In allen in Zeile C unter der laufenden Summe erweiterten Zellen wird "4.900 $" nach unten angezeigt. Dies liegt daran, dass noch keine anderen Zahlungen geleistet wurden. (Machen Sie sich keine Sorgen über den Fehler, der Sie auf Abzug leerer Zellen hinweist.) Wenn die nächste Zahlung am 1. August 2017 für 100 US-Dollar anfällt, geben Sie in Zelle A7 "8/1/2017" und in Zelle B7 "100 US-Dollar" ein. Wenn Sie die Zelle A7 eingeben, passt die Spalte "Laufende Summe" die Zelle C7 (und darüber hinaus) automatisch an und berechnet die Gesamtsumme auf 4.800 USD. Geben Sie weiterhin Zahlungen auf diese Weise so ein, dass der laufende Gesamtbetrag sinkt.

Spitze

• Beachten Sie, dass die Zahlungen nicht gleich sein müssen, damit die Gleichung in der Spalte "Laufende Summe" funktioniert.

  Wenn Sie möchten, dass Ihre Datumszellen anders angezeigt werden, können Sie den Stil im Menü Format ändern.