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So verfolgen Sie den Absender in zertifizierter Post

Für viele Unternehmer können zertifizierte E-Mail-Nachrichten zu Angstzuständen führen, insbesondere wenn Sie wissen, dass Sie ein oder zwei Tage warten müssen, um Ihre E-Mails zu erhalten. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, wie Sie diesen kleinen, pfirsichfarbenen Hinweis verwenden können, um den wahrscheinlichen Absender des Briefs zu ermitteln. Selbst wenn Sie vermuten, dass der Umschlag schlechte Nachrichten enthält, kann das Wissen, wer gesendet wurde, Ihnen helfen, sich auf die Situation vorzubereiten.

Zertifizierte Mail definiert

Zertifizierte Post ist ein Zusatzdienst, der vom US Postal Service angeboten wird. Absender erhalten den Nachweis, dass sie die Korrespondenz verschickt haben, können einen Artikel während des Transports verfolgen und einen Zustellnachweis erhalten. Gegen eine zusätzliche Gebühr kann der Absender auch die Unterschrift des Empfängers (nicht unbedingt des Empfängers) verlangen. Das Postamt stellt dem Absender dann den Nachweis der Unterschrift vor.

Zertifizierte Post hat zwei Zwecke: Sie schafft zusätzliche Sicherheit für ein Paket oder einen Brief, während es transportiert wird, und bietet Absendern den Nachweis, dass sie etwas verschickt haben. Zu den Gründen, warum ein Absender diese Art von Beweis wünschen kann, gehören:

  • Der Absender ist dafür verantwortlich, einen Vertrag, eine Prüfung oder ein anderes Dokument bis zu einem bestimmten Datum zu senden. Zertifizierte E-Mails liefern den Nachweis, dass der Absender die erforderlichen Anforderungen erfüllt.

  • Sender und Empfänger befinden sich in einem Rechtsstreit. In einigen Bundesstaaten kann zertifizierte Post als Methode für die Zustellung von Dokumenten verwendet werden. Zertifizierte E-Mails bieten auch einen Papierbogen, der möglicherweise zur Dokumentation der Kommunikation während des Konflikts benötigt wird.

  • Der Absender versucht, eine Verbindung zu jemandem herzustellen, der nicht auf vorherige Kommunikationsversuche reagiert hat. Durch das Versenden eines beglaubigten Briefes kann der Absender dokumentieren, indem er sich in gutem Glauben bemüht, Kontakt aufzunehmen.

Hinweis-Linke Formulare

Wenn der Absender der zertifizierten Post nur einen Zustellungsnachweis verlangt, wird der Postbote den Brief oder das Paket in den Briefkasten des Empfängers legen, nachdem der Tracking-Code gescannt wurde. In den Fällen, in denen der Absender die Bestätigung der Unterschrift verlangt hat, versucht der Postbote einen Erwachsenen zu finden, der die Lieferung unterzeichnen soll. Wenn niemand für die Unterschrift zur Verfügung steht, hinterlässt der Spediteur einen Beleg, der den Empfänger darüber informiert, wie er das Paket entweder vom Postamt abrufen oder einen weiteren Zustellversuch anfordern kann. Offiziell handelt es sich bei diesem Hinweis um ein PS-Formular 3849, auch bekannt als "Notice Left".

Spitze

  • Mit dem PS-Formular 3849 werden Empfänger über alle Arten von E-Mails informiert, die nicht zugestellt werden können. Gehen Sie also nicht davon aus, dass jeder pfirsichfarbene Zettel in Ihrer Mailbox für zertifizierte E-Mails bestimmt ist.

Absender identifizieren

Im Jahr 2018 hat das USPS seine Formulare für Linksbenachrichtigungen aktualisiert, um ein Feld aufzunehmen, in das der Postbetreiber den Namen des Absenders schreiben kann. Dies sollte ausreichen, um den Absender zu identifizieren. Wenn der Name des Absenders aus irgendeinem Grund nicht in der Benachrichtigung steht, drehen Sie ihn um und Sie finden den Tracking-Code des Artikels. Besuchen Sie USPS.com und senden Sie die Tracking-Nummer. Das Trackingsystem gibt Ihnen möglicherweise nur die Stadt, den Bundesstaat und die Postleitzahl des Absenders an. Dies können jedoch alle Informationen sein, die Sie zur Ermittlung der Identität des Absenders benötigen.

Spitze

  • In einigen Gebieten bietet USPS "Informed Delivery" an, einen Dienst, der Sie über eingehende E-Mails informiert und Ihnen ein Foto von der Außenseite von Briefumschlägen in Briefgröße liefert. Wenn Sie über diesen Dienst verfügen, werden Sie automatisch über einen beglaubigten Brief informiert, der gerade unterwegs ist. Wenn der Umschlag den USPS-Standards entspricht, können Sie die Absenderadresse in der Korrespondenz sehen.

Missverständnisse über Certified Mail

Da zertifizierte E-Mails häufig dazu verwendet werden, Korrespondenz sensibler Art zu versenden, ist es verständlich, dass Sie möglicherweise besorgt sind, Ihren Brief abzuholen. Das Vermeiden einer zertifizierten Post, insbesondere der Geschäftspost, ist jedoch selten eine gute Idee. Hier ist der Grund:

  • Zertifizierte Post ist oft wichtig: Während Gerichtsverfahren, Vertreibungen und Steuerprüfungen unangenehm sind, gehen sie nicht weg, nur weil Sie sie ignorieren. Je früher Sie davon erfahren, desto schneller können Sie Maßnahmen ergreifen. In einigen Fällen können durch eine frühzeitige Problemlösung Kosten und Unannehmlichkeiten minimiert werden.

  • Das Ablehnen von E-Mails schützt Sie nicht: Absender verwenden zu ihrem eigenen Schutz zertifizierte E-Mails. Wenn Sie vermeiden möchten, mit einer Situation wie einer Klage oder einer großen Steuerrechnung umzugehen, werden Sie möglicherweise mit oder ohne Ihre Mitarbeit voranschreiten.

  • In diesem Umschlag kann etwas Angenehmes sein: Ein Anwalt, der mit dem Nachlass eines Freundes oder Familienmitglieds umgeht, versucht möglicherweise, Sie mit der Nachricht eines Nachlasses zu erreichen. Einer Ihrer Kunden hat Ihnen möglicherweise einen Scheck geschickt. Wenn Sie Ihre Post nicht abholen, verpassen Sie möglicherweise gute Nachrichten oder sogar etwas Geld.

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