So können Sie zeitempfindliche Arbeit nachverfolgen
Unternehmen, die für Kunden arbeiten, sind dafür verantwortlich, Projekte im Rahmen des Budgets und pünktlich abzuschließen. Oft wird jedem Projekt eine bestimmte Anzahl von Stunden zugewiesen, und ein Teamleiter muss sicherstellen, dass sein Team diese Stunden einhält, und gleichzeitig das Projekt in der Anzahl der zugewiesenen Tage abschließen. Es gibt eine effektive Möglichkeit, zeitkritische Arbeiten mit Microsoft Word und Outlook zu planen und zu verwalten.
Erstellen des Produktionszeitplans
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Öffnen Sie Microsoft Word und erstellen Sie ein neues Dokument.
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Erstellen Sie eine Tabelle mit zwei Spalten und so vielen Zeilen, wie es Aufgaben im Projekt gibt. In Microsoft Word 2008 und neueren Versionen befindet sich die Tabellenfunktion im Menü Einfügen.
3.
Geben Sie in der linken Spalte das Datum an, an dem eine Aufgabe abgeschlossen sein muss.
4
Beschreiben Sie in der rechten Spalte die Aufgabe, die zu erledigen ist, wer zugewiesen ist, und wie viele Stunden sie zur Ausführung haben. Zum Beispiel "Dave (2 Stunden) zum Erstellen eines Projektvorschlags" oder "Sarah (6 Stunden) zum Erstellen neuer Diagramme".
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Wiederholen Sie die beiden vorherigen Schritte für jede Aufgabe, die abgeschlossen werden muss.
Freigeben und Verwalten des Produktionszeitplans
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Senden Sie dem gesamten Projektteam den vollständigen Zeitplan per E-Mail. Bitten Sie die Teammitglieder, den Zeitplan zu überprüfen und Fragen zu stellen, die sie im Voraus zu möglichen Konflikten oder Bedenken haben.
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Kopieren Sie je nach Zeitplan des Projekts zu Beginn eines jeden Tages oder jeder Woche die Aufgaben für diesen Zeitraum und fügen Sie sie in den Hauptteil einer E-Mail ein. Senden Sie dies an das Projektteam als Erinnerung, was abgeschlossen werden muss.
3.
Gehen Sie jeden Tag in den ursprünglichen Microsoft Word-Zeitplan ein. Durchsuchen Sie die durchgestrichene Schriftart im Hauptmenü, um abgeschlossene Aufgaben zu streichen. Dies hilft dem Projektleiter, den Fortschritt zu verfolgen.
Planen von Erinnerungen, Einchecken und Besprechungen
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Markieren Sie alle Phasen des Produktionsplans, die eine Besprechung oder einen wichtigen Termin beinhalten.
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Erstellen Sie einen Outlook-Kalendertermin für jedes an diesen Phasen beteiligte Teammitglied. Wenn ein Designer beispielsweise eine Datei zur Überprüfung an den Creative Director senden soll, planen Sie eine Erinnerung für den Designer und den Creative Director mit dem Titel "Übergeben Sie die Entwurfsdateien für die erste Überprüfung."
3.
Wenn Mitarbeiter über mehrere Projekte verfügen und die Zeit knapp wird, kann Outlook dazu verwendet werden, die Zeitplanung zu blockieren, sodass sie nicht anderen Besprechungen zugewiesen werden. Der Projektleiter könnte beispielsweise einen ganztägigen Termin für einen Ingenieur mit dem Titel "Spezifizieren von Spezifikationen für die Client-Übergabe" erstellen.
Dinge benötigt
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
Spitze
- Bitten Sie jedes Teammitglied, den Teamleiter einzuchecken oder zu kopieren, wenn er eine Aufgabe ausgeführt hat. So bleiben alle auf derselben Seite. Wenn der Teamleiter zu einer bestimmten Aufgabe nichts hört, signalisiert er ihm, dass er einchecken soll.
Warnung
- Wie bei jedem Projekt können sich die Zeitleisten während des Vorgangs verschieben. Für ein Teammitglied oder den Projektleiter ist es wichtig, die Eigenverantwortung zu übernehmen und die zeitkritische Arbeit zu verfolgen, damit wichtige Schritte und Fristen nicht übersehen werden.