Interne Kontrollverfahren für das Personalwesen

Personalabteilungen interpretieren, implementieren und kommunizieren Arbeitsplatzrichtlinien und -verfahren. Diese Regeln treten auf Bundes-, Landes- und Unternehmensebene auf und sind daher von Natur aus sehr komplex. Durch die Einrichtung interner Kontrollen für Ihre Personalpolitik unterstützen Sie Ihr kleines Unternehmen dabei, seinen Auftrag zu erfüllen und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

Regeln

Einige Arbeitsplatzrichtlinien gelten für alle, während andere für bestimmte Arbeitgeber spezifisch sind. Die Richtlinien können sich auf Arbeitsplatzplakate, Löhne und Arbeitsstunden, Personalakten, Stellenbeschreibungen, Mitarbeiterhandbücher, Diskriminierung und Belästigung, Vertraulichkeit, Gesundheits- und Sozialpläne, Rekrutierung, Protokollierung, Anwesenheit, Beschwerden von Mitarbeitern, Gesundheit und Sicherheit, Verhalten und Leistung der Mitarbeiter beziehen Bewertungen. Einige Verfahren können für Eigentümer gelten, andere für Manager und andere für alle Mitarbeiter. So müssen Arbeitgeber beispielsweise Arbeitsplatzplakate in sichtbaren Bereichen des Unternehmens platzieren, damit die Mitarbeiter sie sehen können, die Mitarbeiter müssen sich an den Verhaltenskodex halten, und die Manager und Vorgesetzten müssen bei Bedarf die Vertraulichkeit wahren.

Implementierung

Um interne Kontrollen ordnungsgemäß zu implementieren, müssen Sie ermitteln, welche Regeln für Ihr kleines Unternehmen gelten, und diese entsprechend festlegen. Jede Richtlinie sollte über eigene Kontrollen verfügen. Zum Beispiel sollten die Richtlinien zum Verhalten am Arbeitsplatz ein akzeptables und inakzeptables Verhalten bei der Arbeit berücksichtigen, auf wen sich die Richtlinie bezieht, und Disziplinarmaßnahmen, wenn die Regeln nicht befolgt werden. Möglicherweise stellen Sie fest, dass einige interne Kontrollen recht unflexibel sind, wie Diskriminierung und Löhne und Arbeitsstunden. diese neigen dazu, sich mit dem Gesetz zu ändern. Andere sind nachgiebiger, z. B. in Bezug auf Urlaub und Krankheit. Selbst bei flexiblen Richtlinien kann es zu rechtlichen Hinweisen kommen. Obwohl Sie zum Beispiel gesetzlich befugt sind, einen Mitarbeiter zu disziplinieren, weil er sich nicht an die Regeln der Zeitmessung hält, können Sie den Gehaltsscheck deshalb nicht zurückhalten.

Mitarbeiterkommunikation

Lassen Sie sich bei der Einrichtung interner Kontrollen von Führungskräften und Mitarbeitern beraten. Supervisoren können Ihnen sagen, welche Richtlinien für den reibungslosen Ablauf ihrer Abteilungen erforderlich sind. Durch Mitarbeiterbefragungen können Sie feststellen, welche internen Kontrollen funktionieren und welche Änderungen erforderlich sind. Um Ihren Mitarbeitern Richtlinien und Verfahren mitzuteilen, verwenden Sie die Methode, die für die betreffende Richtlinie am effektivsten ist. Zu den Methoden gehören E-Mails, kurze Besprechungen, Workshops, Memos und Schwarze Bretter.

Instandhaltung

Entwickeln Sie einen allgemeinen Fragebogen oder eine Checkliste für die Beurteilung Ihrer internen Kontrollen. Durch regelmäßige interne Audits können Sie Löcher in Ihrem internen Kontrollsystem erkennen und beheben, bevor Probleme auftreten. Ihre Checkliste sollte sich mit Problemen befassen, wie z. B. die ordnungsgemäße Überwachung der Mitarbeiterguthaben durch das Management und die Übermittlung einschlägiger Richtlinien an die Mitarbeiter. Andere Angelegenheiten können sich auf Mitarbeiter beziehen, die Zeiteinstellungsverfahren durchlaufen, die Verwaltung von Personalakten und Sicherheitsmaßnahmen der Mitarbeiter zur Verhinderung eines unberechtigten Systemzugriffs. Die Checkliste sollte HR-spezifische Themen enthalten, z. B. die Einstufung der Mitarbeiter nach dem Fair Labor Standards Act sowie die Verwaltung und Wartung Ihres HR-Computersystems.

Überlegungen

Wenn Sie nicht über ein Personal vor Ort verfügen, das interne Kontrollen durchführt, lassen Sie sich von einem Rechtsberater beraten oder beauftragen Sie eine Personalberatungsfirma, um Sie bei der Ausarbeitung Ihrer Richtlinien und Verfahren zu unterstützen und diese aufrechtzuerhalten.