ISO-Verfahren zur Prüfung einer Einkaufsabteilung

Die ISO, in den USA als International Organization for Standardization bekannt, ist die weltweit größte nichtstaatliche Organisation, die internationale Standards für Geschäftspraktiken entwickelt und veröffentlicht. Sein Name ist kein Akronym, sondern leitet sich vom griechischen Wort "isos" ab, was "gleich" bedeutet. Der Name der Organisation ist also auf der ganzen Welt gleich. Die ISO verfügt über mehr als 19.000 internationale Standards, die Aktivitäten wie Landwirtschaft, Bauwesen, Konstruktion, Herstellung und Management regeln. Einige ISO-Anforderungen beziehen sich auf Einkaufsabteilungen.

Prüfungsumfang

Ein Audit ist ein Vergleich zwischen den tatsächlichen und den erwarteten Bedingungen. Audits werden durchgeführt, um zu einer "Feststellung" darüber zu gelangen, ob ein Unternehmen seinen Vorschriften, Richtlinien und Verfahren entspricht. Die ISO legt keine spezifischen Einkaufsabteilungsverfahren für Unternehmen fest, sondern verlangt lediglich, dass Unternehmen ihre Einkaufsprozesse definieren, bestimmen, wer zur Genehmigung von Einkäufen berechtigt ist, sicherstellen, dass die Unternehmensabläufe angemessen kontrolliert werden und dass diese Verfahren implementiert werden.

Prüfungsstruktur

Audits können auf drei Arten durchgeführt werden: First Party, Second Party und Third Party. Eine Erstprüfung ist eine Selbstbewertung, die vom Unternehmen durchgeführt wird und als „Konformitätserklärung des Lieferanten“ bezeichnet wird. Zweitprüfungen werden vom Kunden des Unternehmens durchgeführt, d. H. Wenn ein Unternehmen seinem Kunden eine Beurteilung der Vorgehensweise zulässt Das Unternehmen ist in Bezug auf die ISO-Vorschriften tätig. Fremdprüfungen werden von unabhängigen, vor Ort zertifizierten Prüfern durchgeführt. Die ISO selbst führt keine Audits durch oder stellt Konformitätsbescheinigungen aus. Dies erfolgt durch unabhängige Zertifizierungsstellen. Während diese Entitäten nicht der Kontrolle der ISO unterliegen, stellt die ISO Prüfanforderungen gemäß ISO / IEC 17021: 2011 bereit.

ISO-Anforderungen

Die ISO hat bestimmte Anforderungen, die sich auf Einkaufsabteilungen beziehen, z. B., dass das Unternehmen sicherstellen muss, dass es die Kontrolle über das Outsourcing des Einkaufsprozesses behält, dass gekaufte Produkte den angegebenen Einkaufsanforderungen entsprechen und dass Kaufinformationen das gekaufte Produkt angemessen beschreiben. Einkaufsabteilungen verfügen in der Regel über detaillierte Richtlinien und Verfahren für das, was sie tun und wie sie es tun. Einige Arten von Einkaufsfunktionen werden jedoch häufig von anderen Abteilungen abgewickelt, die eigene Abteilungsrichtlinien und -praktiken entwickelt haben. Zwar ist daran nichts auszusetzen, es besteht jedoch die Gefahr, dass der Einkauf die Kontrolle über den Einkauf verliert, der von anderen Abteilungen initiiert wird, oder dass die anderen Abteilungen die Regeln und Anforderungen des Einkaufs nicht kennen. Die Auswahl der zugelassenen Anbieter und die Überwachung der Lieferantenleistung sollten beispielsweise abteilungsübergreifend konsistent sein. Ein Audit kann diese Art von Informationen aufdecken.

Was zu erwarten ist

Auditoren prüfen die Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens, prüfen Einkaufsbelege und stellen Personalfragen sowohl innerhalb der Einkaufsabteilung als auch in anderen Abteilungen des Unternehmens, in denen Einkaufsentscheidungen getroffen werden. Sie werden häufig nach einer Liste der gekauften Artikel gefragt, die nicht durch die Einkaufsabteilung geleitet werden. Selbst wenn Einkäufe nicht über die Einkaufsabteilung getätigt werden, ist das Unternehmen weiterhin dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Lieferanten qualifiziert und angemessen überwacht werden und dass die gekauften Artikel den ISO-Anforderungen entsprechen.