Methoden zur Abschätzung von Projektzeiten und -kosten

Zwei Hauptmerkmale eines Projekts sind die termingerechte und budgetgerechte Bereitstellung. Der Projektmanager kann diese Ziele nur erreichen, wenn die Schätzungen für den Projektzeitplan und das Budget korrekt sind. Methoden zur Abschätzung von Projektzeiten und -kosten konzentrieren sich darauf, den Prozess zu vereinfachen und in kleine Schritte zu zerlegen. Mithilfe dieser Methoden können Projektmanager die Kosten und Dauer kleiner Aufgaben zuverlässiger schätzen. Die Schätzungen für viele kleine Aufgaben sind hoch und niedrig, und einige werden abgebrochen, wodurch der Gesamtfehler reduziert wird.

Projektstrukturplan

Durch die Aufteilung des Projekts in kleinere Aufgaben erhält der Projektmanager einen Überblick über Dauer und Kosten. Eine Methode, die eine solche Vereinfachung bewirkt, ist die Struktur der Projektstrukturpläne. Sie führt einen Projektmanager durch einen strukturierten Prozess und beginnt mit dem gesamten Projekt auf oberster Ebene. Der Projektmanager teilt das Projekt auf einer zweiten Ebene in mehrere Abschnitte auf. Diese Abschnitte können sich überschneiden, stellen aber separate Aktivitäten dar.

Typische Projektteile für die zweite Ebene sind Planung, Beschaffung, Produktion, Versand und Inbetriebnahme. Auf einer dritten Ebene teilt der Projektmanager die Abschnitte weiter auf. Der Kauf von Ausrüstung kann zu einer Liste der Ausrüstung werden, die er kaufen muss. Der Projektmanager fügt Ebenen hinzu, bis er Aufgaben und Aktivitäten hat, für die er genaue Kosten und Dauer zuordnen kann.

Taskkosten

Nachdem er das Projekt in kleine Aufgaben aufgeteilt hat, kann der Projektleiter Kosten zuordnen. Für Geräte, die er kaufen muss, kann er sich an Lieferanten wenden, um genaue Schätzungen zu erhalten. Für andere Aufgaben kann er die Stundenzahl abschätzen und einen Stundensatz verwenden. Eine andere Methode zur Kostenzuordnung ist die Verwendung historischer Daten. Wenn das Unternehmen ein ähnliches Projekt abgeschlossen hat, sind möglicherweise die Ausrüstungskosten verfügbar. Schließlich kann der Projektmanager den Overhead schätzen, indem er einen Prozentsatz anwendet, der darauf basiert, wie viel Overhead-Kosten solche Projekte normalerweise verursachen.

Aktivitätsdauer

Der Projektmanager kann dieselbe Methode verwenden, die er für die Zuordnung der Aktivitätsdauer verwendet. Er kann sich bei Lieferanten nach Lieferzeiten erkundigen und anhand historischer Aufzeichnungen abschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert. Für gewöhnliche Aufgaben, wie das Einfüllen von Beton oder das Pflastern eines Parkplatzes, kann er anhand von Industrienormen die Dauer bestimmen, die sich auf die Kubikfußfußbetonfläche oder die Quadratmeterzahl des Parkplatzes bezieht. Bei arbeitsintensiven, nicht standardmäßigen Tätigkeiten kann er sich bei den Personen erkundigen, die die Arbeit ausführen werden.

Kosten und Zeitplan

Nachdem er die Aktivitätskosten und einen Projektzeitplan festgelegt hat, muss der Projektmanager die Schätzungen verknüpfen, um einen ungefähren Cashflow zu erhalten. Er muss die Aktivitäten, die er eingeplant hat, und die Kosten, die er für jede Aktivität zur Planung von Zahlungen zugewiesen hat, prüfen. Während Unternehmen an den Gesamtkosten des Projekts interessiert sind, müssen sie auch ihren Cashflow planen können. Mit dieser Methode kann der Projektmanager die Zahlungen schätzen, die er pro Zahlungsperiode leisten muss.