Was ist ein Audit Trail und warum ist es wichtig für die Buchhaltung?

Ein Prüfpfad besteht aus Datensätzen, die jeden Schritt eines Geschäftsvorgangs dokumentieren. Dies kann Rechnungen für Zahlungen oder Verkaufsverträge sein, die den Umsatz dokumentieren. Die Gehaltsliste und andere Personaldatensätze belegen die korrekte Behandlung der Mitarbeiter. Start-ups und kleine Unternehmen müssen der Aufrechterhaltung dieser Aufzeichnungen besondere Aufmerksamkeit widmen. Ein vollständiger Prüfpfad beweist Anlegern oder Kreditgebern die Gültigkeit der Informationen in den Abschlüssen und erfüllt die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen für Steuerzwecke.

Betrugsprävention

Der Prüfpfad ist eine wichtige Komponente bei der Betrugserkennung. Die strikte Einhaltung der Erstellung eines Prüfpfads liefert Informationen, die die Legitimität von Transaktionen belegen. Alle geschäftlichen Zahlungen müssen über einen Beleg wie Bestellungen und genehmigte Rechnungen verfügen. Eine Bankabstimmung, die von einer anderen Person als den Scheckschreibern und den Unterzeichnern ausgeführt wird, ist Teil eines Prüfpfads. Das Vorhandensein einer Prüfpfadanforderung hilft nicht nur, Betrug zu erkennen, sondern dient auch dazu, ihn zu verhindern. Mitarbeiter, die wissen, dass das Management ihre Arbeit überwacht und verfolgt, sehen weniger Möglichkeiten für betrügerische Aktivitäten.

Gehaltsabrechnung und Personalwesen

Gehaltsabrechnungen und Personalakten liefern einen wichtigen Prüfpfad. Regierungsvorschriften verlangen, dass Aufzeichnungen über Einstellung und Kündigung, Bezahlung und Berechtigung des Arbeitnehmers für die Arbeit in diesem Land geführt werden. Bußgelder für Verstöße gegen diese Bestimmungen verbrauchen Ressourcen, die Sie offensichtlich für andere Zwecke verwenden möchten. Mitarbeiterstreitigkeiten können auch Zeit und Ressourcen verbrauchen, die besser für andere Angelegenheiten genutzt werden. Führen Sie alle Paystubs, Zeitkarten und andere Mitarbeiterdaten ein, um die Risiken, die durch diese Streitigkeiten entstehen, zu minimieren - Risiken, die die Gesundheit kleinerer Unternehmen erheblich gefährden können.

Audits

Zahlreiche Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden prüfen Ihr Unternehmen von Zeit zu Zeit. Dazu gehören der IRS, staatliche Finanzämter und lokale Agenturen. Wenn Ihre Mitarbeiter einer Gewerkschaft angehören, legt Ihr Vertrag wahrscheinlich das Recht der Gewerkschaft fest, Ihre Gehaltslisten zu prüfen. Die Aufbewahrung organisierter Aufzeichnungen liefert den ersten Beweis dafür, dass Sie Ihr Unternehmen gemäß den Regeln betreiben. Der IRS veröffentlicht Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen, an die sich Ihr Unternehmen halten muss.

Darlehens- und Investor-Dokumente

Um ein Darlehen für eine Bank oder ein US-Small Business Administration-Darlehen zu erhalten, müssen Geschäftspläne und Finanzberichte vorgelegt werden. Kreditgeber verlangen möglicherweise einen Nachweis über Einnahmen und Ausgaben, um den Inhalt des Abschlusses zu dokumentieren. Ein Audit-Trail, der aus sorgfältiger Archivierung besteht, liefert die notwendige Dokumentation. Bei einigen Kreditgebern oder Investoren ist möglicherweise ein geprüfter Finanzbericht erforderlich. Durch die Aufrechterhaltung klarer Aufzeichnungen aller Transaktionen wird der Prozess beschleunigt und die Prüfkosten können reduziert werden.

Quelldokumente

Ein klarer Prüfpfad besteht aus Quelldokumenten. Diese Originaldokumente umfassen Schecks, Rechnungen und Zeitkarten - alle schriftlichen Aufzeichnungen, die durch eine Buchhaltung ausgelöst werden. Durch die Verwaltung eines übersichtlichen und benutzerfreundlichen Ablagesystems sind diese Dokumente jederzeit griffbereit - beispielsweise wenn ein Auditor unangemeldet eintrifft. Ein Prüfpfad schafft die Voraussetzungen für Ihr Unternehmen und erfüllt die Anforderungen an Behörden, Gewerkschaften, Kreditgeber und Investoren.